KI in der Vergabe: Warum der Durchbruch für Vergabestellen kommt

Jährlich fließen rund 500 Milliarden Euro durch die öffentliche Beschaffung, gleichzeitig fehlen im öffentlichen Dienst rund 550.000 Fachkräfte. Künstliche Intelligenz in der Vergabe ist damit längst kein Zukunftsthema mehr, sondern liefert 2025/2026 erste konkrete, praxistaugliche Werkzeuge für Vergabestellen.

Wer eine Vergabestelle leitet oder die Beschaffung nebenbei mitverantwortet, kennt das Gefühl: Zu wenig Personal, wachsende Anforderungen, ständig neue Regelungen und die Sorge, im Vergabeverfahren rechtlich etwas falsch zu machen. Genau an diesem Spannungsfeld aus Ressourcenknappheit und wachsender Komplexität setzt der aktuelle Trend zum KI-Einsatz in der öffentlichen Vergabe an. Deutschland erlebt 2025/2026 erste konkrete Datenpunkte: Landesweite Rollouts, politische Beschlüsse zur KI-Erprobung sowie RAG-basierte Assistenzsysteme und souveräne KI-Plattformen zeigen, dass konkrete KI-Werkzeuge für Vergabestellen erstmals existieren, auch wenn sie sich noch stark weiterentwickeln werden. Die Kombination aus Spardruck, Fachkräftemangel und politischem Willen macht KI in der Vergabe zum Pflichtthema.

Welche landesweiten KI-Standards entstehen bereits für Vergabestellen?

Einzelne Bundesländer schließen bereits Rahmenverträge für KI-gestützte Vergabevorbereitungs-Plattformen ab. Damit erhalten nicht nur Kommunen, sondern auch kommunale Körperschaften, Zweckverbände und öffentliche Unternehmen Zugang zu entsprechenden Lösungen, ebenso wie Ministerien, Landesbehörden, Hochschulen und Landesbeteiligungen. Moderne Plattformen dieser Art greifen auf Datenbasen von mehreren Millionen Vergabedokumenten zurück und nutzen umfangreiche Referenzproduktdatenbanken. KI-Funktionen generieren dabei schrittweise Ausschreibungsentwürfe mit Quellenangaben, ohne dass Nutzerinnen und Nutzer spezielle Prompting-Kenntnisse benötigen. Gerade für Einsteigeri:nnen in die Vergabepraxis ist das ein wichtiges Signal: Der Zugang zu solchen Werkzeugen setzt kein technisches Spezialwissen voraus.

Ein wachsender Ansatz im Markt setzt dabei auf Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG. Bei dieser Technologie werden große Sprachmodelle mit einer semantischen Suche in internen Dokumenten kombiniert. Intelligente Assistenten, etwa Chatbots, generieren so kontextbezogene Antworten auf Basis bereits hinterlegter Informationen, beispielsweise aus vergaberechtlichen Regelwerken, internen Dienstanweisungen oder Entscheidungssammlungen von Vergabekammern. Diese Technologie gilt als zentraler mittelfristiger Entwicklungsbereich für Vergabeplattformen.

Parallel zu den Marktlösungen hat das Informationstechnikzentrum Bund mit KIPITZ eine souveräne KI-Plattform aufgebaut, die seit Ende 2024 in der Bundesverwaltung ausgerollt wird. Über 25 Behörden hatten KIPITZ bereits Mitte 2024 beauftragt. Die Plattform läuft in bundeseigenen, vom Internet getrennten Rechenzentren auf NVIDIA-Hardware und setzt überwiegend Open-Source-Modelle ein. KIPITZ bietet unter anderem Texterstellung, Textzusammenfassung, Textkategorisierung und -übersetzung, Wissensabfrage aus Dokumenten via RAG sowie Leichte-Sprache-Generierung.

Was regeln die neuen Bund-Länder-Beschlüsse zum KI-Einsatz?

Am 4. Dezember 2025 beschlossen Bund und Länder eine Föderale Modernisierungsagenda mit über 200 Maßnahmen. Für Vergabestellen sind vor allem zwei Festlegungen relevant:

1. Der Einsatz von KI-Lösungen bei Vergaben und der Erstellung von Vergabeunterlagen wird auf Bundes- und Landesebene bis Ende 2026 erprobt und ermöglicht.
2. Bis Ende 2027 soll mit dem "Digitalen Marktplatz" eine bundesweite Plattform bereitgestellt werden, über die öffentliche Auftraggeber Vergabeverfahren datenbasiert, vernetzt und unter Einsatz von KI durchführen können.

Ergänzend dazu ging im Januar 2025 der bundesweite KI-Marktplatz MaKI online. Mittlerweile sind dort mehrere hundert KI-Anwendungen registriert, rund 220 Projekte suchen Kooperationspartner, und etwa 100 sind als "wiederverwendbar" gekennzeichnet. Für Vergabeverantwortliche, die sich oft allein durch fragmentierte Prozesse und ständige Rechtsänderungen kämpfen, bedeutet dieser politische Rahmen vor allem eines: Es entsteht erstmals eine verlässliche Struktur, an der sich die eigene Digitalisierungsstrategie orientieren kann, statt jede Lösung selbst neu erfinden zu müssen.

Welche zwei Technologien bieten sofortigen Praxisnutzen?

Für Vergabestellen bieten zwei Technologieklassen unmittelbaren Mehrwert, ohne dass eine komplexe technische Integration nötig wäre.

KI-Transkription ist in verschiedenen Ausprägungen bereits produktionsreif verfügbar. Entsprechende Lösungen nutzen bewährte Open-Source-Modelle für Spracherkennung und Nachverarbeitung, laufen in zertifizierten Rechenzentren oder auf sehr leistungsfähigen Rechnern und bieten automatische Sprechererkennung, Zusammenfassung sowie die inhaltliche Abfrage von Transkripten. Alle Daten verbleiben dabei souverän im jeweiligen Rechenzentrum oder auf dem entsprechenden PC. Die Relevanz für Vergabestellen liegt auf der Hand: Verhandlungsgespräche, Bewertungsabstimmungen und Submissionstermine lassen sich damit deutlich leichter protokollieren, was gerade für die Nachvollziehbarkeit und Rügefestigkeit von Vergabeverfahren ein handfester Vorteil ist.

RAG-Systeme verbinden diese neue Technologie mit zuverlässigen Quellen: Intelligente Assistenten durchsuchen interne Dokumente automatisch nach passenden Informationen und nutzen diese, um präzise Antworten zu formulieren. Das ist nach Einschätzung des Autors der Kernanwendungsfall für die öffentliche Hand: Fragen an die eigene Sammlung vergaberechtlicher Dokumente, etwa VOB, VgV, GWB, Vergabekammer-Entscheidungen und interne Dienstanweisungen, werden durch KI mit quellenbasierten Antworten beantwortet. Ein Beispiel für ein solches System bildet die neue Vergabe-KI "fragXpert" von Reguvis, die im VergabePortal enthalten ist.

Wo liegen die Grenzen von KI im Vergabeverfahren?

Die Vergabecommunity diskutiert intensiv über Chancen und Grenzen von KI, nicht zuletzt, weil es sich um Vergaberecht handelt. Eine vierteilige, auf vergaberecht.de veröffentlichte Fachbeitragsreihe zum Thema KI in der IT-Beschaffung, die von April 2025 bis Januar 2026 erschien, setzt praktisch an diesem Punkt an. Ein zentrales Fazit lautet: KI-Systeme entfalten ihr volles Potenzial nur dann, wenn sie als Unterstützungswerkzeuge verstanden werden, die menschliche Expertise ergänzen, aber nicht ersetzen. Von reiner Preiswertung bei der KI-Beschaffung wird grundsätzlich abgeraten. Empfohlen werden stattdessen funktionale Leistungsbeschreibungen sowie frühzeitige Machbarkeitsanalysen und Tests.

Aus vergaberechtlicher Sicht stehen Auftraggebende weiterhin in der Verantwortung für die Durchführung des Vergabeverfahrens. Sie handeln durch menschliche Vertreter und können daher nicht durch ein KI-System agieren. Die Unterstützungsleistung von KI liegt vor allem in entscheidungsvorbereitenden Tätigkeiten, einfach gelagerten oder repetitiven Vorgängen ohne komplexe Güterabwägung sowie in der Kohärenzprüfung von Unterlagen. Für erfahrene Vergabeverantwortliche eröffnet das mehr Entscheidungsautonomie, weil Routineaufgaben abgenommen werden. Für Einsteiger:innen ist es ebenso eine Entlastung, ohne dass die eigene Verantwortung für das Verfahren infrage steht.

Fazit

Die Faktenlage ergibt ein klares Bild: 2025/2026 markiert den Übergang von isolierten Experimenten hin zu ersten produktreifen Lösungen, auch wenn diese sich weiterentwickeln werden. KI steht in der Vergabe noch am Anfang ihres Potenzials, die Richtung ist jedoch klar vorgegeben. Für Vergabeverantwortliche bedeutet das: Wer sich jetzt mit KI-Transkription, RAG-Systemen und den neuen politischen Rahmenbedingungen vertraut macht, reduziert spürbar die eigene Belastung durch fragmentierte Prozesse und gewinnt zugleich mehr Sicherheit im täglichen Handeln, ohne die eigene Verantwortung für das Vergabeverfahren abzugeben.

Wer einen praxisgerechten Überblick über die Grundlagen der KI sowie die damit verbundenen Chancen und Risiken sucht, ergänzt durch praktische Anleitungen zu einzelnen Beschaffungsphasen, Checklisten für die KI-Beschaffung auf Basis der UfAB 2018 und einen Überblick über Themen, die von anderen Abteilungen behandelt werden müssen, findet diese im Werk KI und Beschaffung von Sebastian Hürthen.

Machen Sie den nächsten Schritt: Prüfen Sie, welche der vorgestellten Technologien, ob KI-Transkription, RAG-Assistent oder ein souveränes Plattformangebot Ihres Bundeslandes, für Ihre Vergabestelle bereits heute umsetzbar ist, und starten Sie mit einer kleinen, gut abgegrenzten Machbarkeitsanalyse.

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