Angemessene Angebotsfrist im Vergaberecht: Wann sind Fristen wirklich fair?

Mindestfristen aus VgV, VOB/A oder SektVO sind schnell nachgeschlagen, doch damit ist die Arbeit für Vergabestellen noch nicht getan: Jede Angebotsfrist und jede Teilnahmefrist muss zusätzlich angemessen sein, sonst drohen Rügen, Nachprüfungsverfahren und ein geschwächter Wettbewerb.

Wer eine Ausschreibung vorbereitet, kennt die Unsicherheit: Reicht die im Gesetz genannte Mindestfrist aus, oder verlangt der konkrete Auftrag mehr Zeit? Gerade für Mitarbeitende, die die Vergabe neben anderen Aufgaben mitverantworten, ist diese Unsicherheit ein zentraler Schmerzpunkt im Arbeitsalltag. Die Vergabeordnungen geben zwar feste Mindestfristen vor, stellen diese aber ausdrücklich unter den Vorbehalt der Angemessenheit. Wer sich allein auf die Mindestfrist verlässt, riskiert eine Rüge und muss im schlimmsten Fall das Verfahren zurückversetzen. Der folgende Beitrag erläutert, welche Kriterien für die Angemessenheit von Angebots- und Teilnahmefristen entscheidend sind und wie sich Vergabestellen dagegen absichern können.

Wann gilt eine Angebotsfrist als angemessen?

Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine angemessene Angebotsfrist und Teilnahmefrist festzusetzen, um einen vernünftigen Wettbewerb zu gewährleisten. Die in den Vergabeordnungen im Oberschwellenbereich genannten Mindestfristen stehen dabei immer unter dem Vorbehalt der Angemessenheit. Bei der Festlegung der Angebotsfristen sind die Komplexität des Auftrags, also sowohl die Komplexität des Auftragsgegenstands als auch die Komplexität der Vertragsbedingungen, eventuell notwendige Ortsbesichtigungen sowie die für die Ausarbeitung der Angebote benötigte Zeit zu berücksichtigen. Bei Teilnahmefristen kommt es zusätzlich auf Anzahl und Umfang der geforderten Erklärungen und Nachweise an.

Auch scheinbar organisatorische Randbedingungen gehören in diese Abwägung: Urlaubszeit, Brückentage durch Feiertage oder zusätzlicher Zeitbedarf für die Beschaffung notwendiger Bescheinigungen müssen mitgedacht werden. Der Gesetzgeber hat diesen Grundsatz gleich mehrfach verankert. § 20 Abs. 1 VgV verlangt, dass bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen sind¹. Für Bauleistungen findet sich eine vergleichbare Regelung in § 10 EU Abs. 1 VOB/A, wonach der öffentliche Auftraggeber die Angemessenheit der Frist in jedem Einzelfall gesondert prüft². Auch § 16 Abs. 1 SektVO verpflichtet Sektorenauftraggeber zur Berücksichtigung der Komplexität der Leistung³.

Zu kurze Fristen schrecken potenzielle Anbieter ab und erhöhen zugleich die Preiskalkulationen, weil Bieter durch die Zeitnot nicht detailliert genug kalkulieren können und unnötige Risikozuschläge einpreisen müssen. Für erfahrene Vergabeverantwortliche ist das der entscheidende Hebel, um Autonomie zurückzugewinnen: Wer die Angemessenheit von Anfang an sauber begründet, macht das Verfahren rügefest und muss sich später nicht rechtfertigen.

Wie wirkt sich der Jahreswechsel auf die Angemessenheit aus?

Wie eng Mindestfrist und Angemessenheit auseinanderfallen können, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem offenen Verfahren nach VgV erfolgt die Bekanntmachung an TED am Montag, dem 8.12.2025. Die Mindestangebotsfrist von 30 Kalendertagen bei elektronischer Angebotsübermittlung würde bereits am Mittwoch, dem 7.1.2026, enden. Gegen die Angemessenheit dieser Frist spricht jedoch die hohe Zahl an arbeitsfreien Tagen im Zeitraum (25.12., 26.12. und 1.1. als bundesweite Feiertage, in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt zusätzlich der 6.1.) sowie die bekannte Tatsache, dass in den meisten Unternehmen zwischen dem 24.12. und dem 6.1. Betriebsurlaub herrscht.

Unabhängig von der inhaltlichen Komplexität liegt hier keine angemessene Angebotsfrist vor. Um dies auszugleichen, empfiehlt der Autor für ein solches Szenario eine Verlängerung auf 45 Kalendertage, damit Feiertage und übliche Betriebsurlaubszeit abgefedert werden. Eine Garantie, dass damit automatisch Angemessenheit erreicht wird, gibt es jedoch nicht: Das OLG Düsseldorf hat in seiner Entscheidung festgehalten, dass die dort gesetzte Frist nicht schon an der seinerzeit geltenden 52-tägigen Mindestfrist scheiterte, sondern trotz dieser Länge wegen der Kumulation von Feiertagen und der einwöchigen urlaubsbedingten Unerreichbarkeit der Beratungsgesellschaft unangemessen kurz war⁴. Eine pauschale Tageszahl lässt sich daraus nicht ableiten, jede Fristbemessung bleibt eine Einzelfallprüfung.

Die Rechtsprechung bestätigt diese Einschätzung deutlich. Das OLG Düsseldorf hat mit Beschluss vom 19.6.2013 (VII-Verg 4/13) entschieden: „Gleichwohl war die vom Antragsgegner gesetzte Frist unangemessen kurz, weil nicht nur die Weihnachtsfeiertage und der Jahreswechsel in diese Frist fielen, sondern darüber hinaus auch die einwöchige urlaubsbedingte Unerreichbarkeit der Beratungsgesellschaft (…). Hierdurch reduzierte sich die einem Bieter für die Ausarbeitung eines Angebots tatsächlich zur Verfügung stehende Zeit auf einen Umfang, der den hier erforderlichen umfangreichen logistischen und planerischen Vorbereitungen für die Erstellung und Abgabe eines Angebots nicht gerecht wurde."⁴ Ähnlich argumentierte das OLG Celle mit Beschluss vom 24.2.2015 (13 Verg 1/15).

„Ein Vergaberechtsverstoß (...) kann vorliegen, wenn die Ausschreibungsbedingungen geeignet sind, neue Anbieter in diskriminierender Weise vom Wettbewerb fernzuhalten. Dies kann der Fall sein, wenn die gesetzten Verfahrensfristen unangemessen kurz sind und neue Anbieter benachteiligen."⁵

Diese Gegenüberstellung macht sichtbar, wie stark ein und derselbe Kalenderzeitraum je nach gewählter Fristlänge über Angemessenheit oder Rügeanfälligkeit entscheidet. [Interner Link: Fristenberechnung im Vergaberecht mit Beispielrechnungen] Für die Praxis lohnt sich ein Blick auf frei verfügbare Fristenrechner, die Feiertage und Schulferien automatisch berücksichtigen.

Wann muss die Angebotsfrist zwingend verlängert werden?

Bevor die Angemessenheit final geprüft wird, müssen zwingend notwendige Fristverlängerungen berücksichtigt werden. Eine Fristverlängerung ist notwendig, wenn Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder nach Einsichtnahme in noch nicht bereitgestellte Unterlagen erstellt werden können, oder wenn kein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu den Vergabeunterlagen angeboten wird. Grundsätzlich muss ab Erreichen der EU-Schwellenwerte ein unentgeltlicher, uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu den Vergabeunterlagen über eine in der Bekanntmachung genannte elektronische Adresse zur Verfügung stehen. Kann dieser Zugang aus besonderen Gründen nicht gewährt werden, verlängert sich die Angebotsfrist zwingend um fünf Tage nach § 41 Abs. 2 VgV. Das gilt auch bei besonderen Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit nach § 41 Abs. 3 VgV, es sei denn, diese Maßnahme besteht ausschließlich in einer Verschwiegenheitserklärung oder es liegt ein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit vor.

Als Orientierung dient folgende Faustregel: Ist eine Ortsbesichtigung frühestens am 5. Tag und spätestens am 15. Tag der Angebotsfrist möglich, muss aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung auch den Bietern mit den letzten Ortsbesichtigungsterminen ausreichend Zeit für die Fertigstellung ihrer Angebote gewährt werden. Weder das Vergaberecht noch die Rechtsprechung geben eine konkrete Anzahl von Tagen für diese Fristverlängerung vor. Die Empfehlung lautet: Fristverlängerung gleich Kalendertage der Angebotsfrist bis zum frühesten Ortsbesichtigungstermin plus fünf Kalendertage. Für das eingangs beschriebene Weihnachtsbeispiel ergibt sich eine abweichende, konkrete Konstellation: Dort ist eine Ortsbesichtigung frühestens am 7. Tag möglich, sodass sich eine empfohlene Fristverlängerung von 7 plus 5, also 12 Kalendertagen ergibt.

Auch die Beteiligung sogenannter vorbefasster Unternehmen an der Vorbereitung einer Ausschreibung spielt eine Rolle: Waren Unternehmen an der Markterkundung oder Vorbereitung beteiligt und nehmen sie später selbst am Verfahren teil, müssen Teilnahme- und Angebotsfristen angemessen lang festgelegt werden, damit nicht beteiligte Unternehmen keinen Nachteil erleiden. Im Zweifel gilt hier: lieber länger als kürzer.

Was passiert bei verspäteten Antworten oder Änderungen der Unterlagen?

Ein häufig unterschätzter Auslöser für zwingende Fristverlängerungen sind nicht rechtzeitig beantwortete Bieterfragen. Nach § 20 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 VgV sind die Angebotsfristen zu verlängern, „wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung durch ein Unternehmen nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden; in den Fällen der § 15 Absatz 3, § 16 Absatz 7, § 17 Absatz 8 beträgt dieser Zeitraum vier Tage"⁶. Beim offenen Verfahren, beim nicht offenen Verfahren und beim Verhandlungsverfahren müssen Bieterfragen also grundsätzlich bis spätestens sechs Kalendertage vor Abgabetermin beantwortet sein, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit reicht der Zeitraum bis vier Tage vorher.

Auch wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen während der laufenden Angebotsfrist verpflichten den Auftraggeber zum Handeln. Nach § 20 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 VgV sind die Angebotsfristen zu verlängern, „wenn der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt"⁷. Wie lange diese Verlängerung ausfallen muss, regelt § 20 Abs. 3 Satz 2 VgV: Die Fristverlängerung „muss in einem angemessenen Verhältnis zur Bedeutung der Information oder Änderung stehen und gewährleisten, dass alle Unternehmen Kenntnis von den Informationen oder Änderungen nehmen können"⁸.

Für Vergabestellen mit wenig Erfahrung ist entscheidend zu wissen, dass zu kurze Fristen kein rein juristisches Problem sind: Da für das Erkennen einer zu kurzen Frist keine vergaberechtlichen Kenntnisse zwingend notwendig sind, können auch fachfremde Bieter dies erkennen. Bieter müssen zu kurze Fristen daher sehr frühzeitig rügen, um eine Rügepräklusion zu vermeiden. Damit sind letztlich die Bieter selbst das Korrektiv für unangemessene Fristen.

Bei der Beurteilung der Komplexität einer Leistung, die für die Bemessung der Angebotsfrist ausschlaggebend ist, lohnt sich ein Blick auf typische Merkmale. Eine Komplexität der ausgeschriebenen Leistung liegt beispielsweise vor, wenn

Diese Kriterien bedingen jeweils eine notwendige, angemessene Verlängerung der Angebotsfrist. Der Auftraggeber darf sich also nicht ausschließlich auf Mindestfristen und die formale Anwendbarkeit von Fristverkürzungen zurückziehen, sondern muss unter Berücksichtigung der Komplexität und sonstiger bekannter Randbedingungen eine angemessene Frist bestimmen.

Fazit

Die in VgV, VOB/A-EU, VOB/A-VS, SektVO, KonzVgV und VSVgV genannten Angebots- und Teilnahmefristen sind absolute Mindestfristen, keine automatisch angemessenen Fristen. In vielen Ausschreibungen müssen sie angemessen verlängert werden, um die Komplexität des Auftrags und sonstige bekannte Randbedingungen wie Urlaubszeit, Brückentage oder Zusatzzeiten für Bescheinigungen zu berücksichtigen.

Die Angemessenheit ist dabei stets im Einzelfall zu prüfen, eine pauschale Lösung gibt es nicht. Genau das ist zugleich die gute Nachricht für alle, die sich in ihrer Rolle noch unsicher fühlen: Wer die genannten Kriterien systematisch durchgeht, dokumentiert seine Entscheidung nachvollziehbar und macht das Verfahren rügefest. Wer bereits Erfahrung mitbringt, gewinnt durch dieses Vorgehen zusätzliche Entscheidungsautonomie, weil sich Fristentscheidungen sauber begründen lassen, ohne auf externen Rat angewiesen zu sein.

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Die Neufassung der VOB/A ist nur ein Baustein der laufenden Reform: Auch VgV und VSVgV werden zeitnah angepasst.

Melden Sie sich jetzt an und erfahren Sie zuerst, wenn es neue Informationen zu den Änderungen im Vergaberecht gibt.

 

Diese und weitere Artikel sind auch im VergabePortal enthalten

	VergabePortal komplett – Ihre umfassende Online-Lösung für professionelle Vergabeverfahren
	✔ aktuelle vergaberechtliche Entscheidungen und Normen ✔ Kommentare, Handbücher und Praxisratgeber ✔ digitale Fachzeitschriften wie VergabeNavigator, VergabeNews und VergabeFokus ✔ Checklisten, Leitfäden und direkt einsetzbare Arbeitshilfen ✔ inklusive KI-Assistent fragXpert für schnelle Antworten auf vergaberechtliche Fragen
	14 Tage kostenfrei testen