Die Sanktionslistenprüfung – ein unerlässliches Element der Exportkontrolle

Ist ein Unternehmen auf dem internationalen Markt tätig, müssen unterschiedliche zoll- und außenwirtschaftsrechtliche Vorschriften beachtet werden, bevor eine Ware in ein Drittland be­fördert werden kann oder Dienstleistungen außerhalb der EU erbracht werden dürfen.

Grundsätzlich ist der Außenwirtschaftsverkehr zwar frei, aber aufgrund der weltpolitischen Lage kann es dennoch zu Beschränkungen des globalen Handels kommen. Dementspre­chende Genehmigungs-, Verfahrens- und Meldebestimmungen werden durch verschiedenste EU-Verordnungen, das deutsche Außenwirtschaftsgesetz (AWG), sowie die Außenwirt­schaftsverordnung (AWV) geregelt. Aber auch andere Staaten und Staatengemeinschaften erlassen entsprechende restriktive Maßnahmen.

So müssen bei einem Exportvorhaben neben den länderspezifischen oder warenbezogenen Restriktionen - vielleicht haben Sie in dem Zusammenhang bereits schon einmal die Begriffe Länderembargo oder Güterliste gehört? – auch noch sogenannte Sanktionslisten beachtet werden. Letztere geben Aufschluss darüber, gegen welche Personen und Organisationen rest­riktive Maßnahmen gerichtet sind. Die Namen werden unter anderem durch die EU-Antiterror­verordnungen Nr. 2580/2001 (Anti-Terrorismus), Nr. 881/2002 (Al-Qaida) oder Nr. 753/2001 (Taliban) bekannt gegeben.

Je nach Ausrichtung der Geschäftsbeziehungen Ihres Unternehmens sind die von ver­schiedensten internationalen Behörden bereitgestellten Namenslisten, die umgangssprachlich auch als Boykottliste, Finanzsanktionsliste oder Anti-Terror-Liste bezeichnet werden, elemen­tare Bestandteile für die Durchführung einer rechtssicheren Exportkontrolle.

Von Sanktionen können neben Regierungen, Organisationen, Gruppen sowie Einzelpersonen, auch Ihre Mitarbeiter gleichermaßen betroffen sein. Stellen Sie bei einer Prüfung fest, dass einer Ihrer Arbeitnehmer auf einer Sanktionsliste genannt ist, sollten Sie unverzüglich handeln. Denn eine Gehaltszahlung stellt in diesem Fall ggf. bereits einen Verstoß gegen das Bereitstel­lungsverbot dar.

Bewerten Sie daher bei Ihrer Sanktionslistenprüfung nicht nur Ihre internationalen Geschäftsbeziehungen, die Import- oder Exportgeschäfte, sondern auch inländische Transaktionen und firmeninterne Gegebenheiten!

Nehmen wir als Beispiel ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Deutschland, das bis­her ausschließlich auf dem Europäischen Markt sowie in der Schweiz agiert und eine spezielle Software in dieser Region vertreibt. Das Unternehmen expandiert stark und hat im Zuge einer geplanten Neuentwicklung erst kürzlich einen Softwareentwickler aus den USA als neuen Mit­arbeiter für sich gewinnen können.

Eine Sanktionslistenprüfung der Unternehmensdaten erfolgt bisher ausschließlich gegen die EU-Sanktionslisten sowie gegen das offizielle Verzeichnis der Schweiz, welches vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) zur Verfügung gestellt wird.

Bedenken Sie, dass - auch wenn Sie wie in unserem Beispiel weiter oben beschrieben - keine Handelsbeziehungen zu amerikanischen Geschäftspartnern pflegen, Sie dennoch unter Um­ständen die US-Sanktionslisten im Blick haben müssen. Denn womöglich könnte genau dieser neue Mitarbeiter aufgrund seiner US-Staatsbürgerschaft von einem US-Embargo betroffen sein. Um Verstöße gegen das US-Recht zu vermeiden, sollten Sie daher in Ihrem Unterneh­men unbedingt sicherstellen, dass der betreffende Mitarbeiter nicht in Projekte mit Organisati­onen und Personen involviert wird, gegen welche die Vereinigten Staaten Sanktionen verhängt haben. Im vorliegenden Fall könnte sich für Sie als Arbeitgeber neben einer Fürsorgepflicht auch ein Haftungsrisiko ergeben.

Sie sehen, die Sanktionslistenprüfung ist ein umfangreicher Überwachungsprozess, der Ge­nauigkeit und Sorgfalt erfordert. Ein Abgleich von Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gegen Sanktionslisten ist gerade im Hinblick auf die Erlangung des Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO – Authorised Economic Operator) Pflicht!

Überlegen Sie daher im ersten Schritt, wer Ihre Vertragspartner sind bzw. wem Sie mittelbar oder unmittelbar Gelder, wirtschaftliche Ressourcen oder spezielles Wissen („Know-How“) zur Verfügung stellen. Führen Sie eine Sanktionslistenprüfung Ihrer vollständigen Kundendaten, Adressen von Empfängern und Endverwendern, abweichende Lieferanschriften sowie Lieferanten durch. Auch die Daten von eingesetzten Dienstleistern wie Spediteure, Banken oder auch Reinigungskräften sollten unbedingt bei einer Sanktionslistenprüfung mitberücksichtigt werden.

Erst im zweiten Schritt können Sie sodann entscheiden, welche Sanktionslisten für eine zuverlässige Überprüfung Ihrer firmeninternen Daten im Rahmen der Exportkontrolle relevant sind.

Um frühzeitig einen Zusammenhang zu terrorverdächtigen Personen und Organisationen identifizieren zu können, sollten bestimmte Bereiche in Ihrem Unternehmen in die Kontrolle der Sanktionslisten eingebunden werden:

• Überprüfen Sie zum Beispiel in der Buchhaltung jede Finanztransaktion auf eine mögliche Übereinstimmung.
• Sensibilisieren Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, Daten potentieller Geschäftsbeziehungen bereits im Stadium der Neukundenakquise abzugleichen.
• Geben Sie Warensendungen erst zum Versand frei, wenn auch die Lieferanschrift so­wie Adressen von Endverwendern einer Kontrolle unterzogen wurden.
• Innerhalb der Einkaufsabteilung muss sichergestellt werden, keine Beauftragung ge­listeter Lieferanten oder Dienstleister vorzunehmen.
• Informieren Sie Bewerber sowie Ihre Mitarbeiter darüber, dass Ihre Personalabteilung eine Überprüfung persönlicher Daten vornehmen wird, holen Sie benötigte Einwilligungen ein und stimmen Sie den Prozess mit dem Betriebsrat ab.

Es ist wichtig, verschiedenste Abteilungen in die Prüfung Ihrer Geschäftskontakte einzubinden. Durch Festlegung übergreifender Verantwortungsbereiche gelingt Ihnen so im Rahmen Ihrer innerbetrieblichen Exportkontrolle die Sicherstellung einer rechtssicheren Sanktionslistenprüfung. Denken Sie daran, die Zuständigkeiten zum Nachweis gegenüber der Zollverwaltung anhand einer Organisationsanweisung entsprechend zu dokumentieren.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen keine Kapazitäten zur Verfügung um eine regelmäßige Sanktionslistenprüfung sicherzustellen?

In diesem Fall kann die Umsetzung in der Praxis durchaus auch von Dienstleistern übernommen werden. Aber Achtung! Sie benötigen eine Bestätigung darüber, dass im Rahmen der Geschäftsbeziehung jede Ihrer Transaktionen einer Sanktionslistenprüfung unterzogen wird!

Ja! Bei Zoll- und Außenwirtschaftsprüfungen kann durchaus die Vorlage eines Prüfprotokolls von Ihnen gefordert werden. Sie sollten daher unbedingt sicherstellen, dass es in Ihrem Un­ternehmen Aufzeichnungen über die erfolgte Überprüfung Ihrer Geschäftsdaten gegen die Sanktionslisten gibt. Sogar im Falle eines versehentlichen Verstoßes kann sich eine nachweislich durchgeführte Sanktionslistenprüfung strafmildernd auswirken.

Selbst wenn das Screening keinen Treffer ergeben hat und alles im grünen Bereich liegt, müssen Sie der Zollverwaltung gegenüber zumindest die Durchführung entsprechender Prüfungen nachweisen können.

Da die Durchführung der Sanktionslistenprüfungen oder Compliance Checks manuell aufgrund der vielen verschiedenen relevanten Sanktionsmaßnahmen und verschiedener Geschäftspartner kaum geleistet werden kann, bieten diverse Softwarehäuser Lösungen für eine automatisierte Sanktionslistenprüfung an. Professionelle Datenprovider stellen z.B. aus der unüberschaubaren Vielzahl der Quellen die relevanten Sanktionslisten zusammen

So bietet die Reguvis Fachmedien GmbH eine passende Auswahl an Produkten von Datencontent über Fachinformationen bis hin zu Veranstaltungen an, wenn es um die Integration einer Sanktionslistenprüfung in Ihrem Unternehmen geht.