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Die Sanktionslistenprüfung – ein unerlässliches Element der Exportkontrolle

Zuletzt aktualisiert am 02.03.2022 Autor:
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Aufgrund der islamistischen Anschläge des Terrornetzwerks Al-Qaida auf die USA und das World Trade Center am 11. September 2001 hat der Sicherheitsrat der Vereinten Nationen Sanktionsresolutionen erlassen, um den internationalen Terrorismus zu bekämpfen und die Finanzierung von Anschlägen zu erschweren. Alle UN-Mitgliedstaaten sind zur Umsetzung dieser Sanktionsmaßnahmen verpflichtet – dies gilt als die Geburtsstunde der Sanktionslisten.

In der Folge haben viele Staaten und Staatengemeinschaften Regelungen in Form von Sanktionsverordnungen oder konsolidierten Sanktionslisten erlassen, mit denen Vermögenswerte bestimmter Personen, Organisationen oder Firmen eingefroren werden. Ebenso wird die Bereitstellung von Geldern, Vermögenswerten oder wirtschaftlichen Ressourcen an diesen Adressatenkreis untersagt und Reisebeschränkungen auferlegt. Auch die Erbringung von Dienstleistungen, Lieferung bestimmter Güter oder Technologien oder die Weitergabe von Know-How können durch diese Sanktionsmaßnahmen untersagt werden.

Doch die verschiedenen Sanktionslisten erfassen nicht nur Personen und Organisation, die des Terrorismus verdächtig sind – auch die Verletzung von Menschenrechten, Verstöße gegen das Völkerrecht wie Missachtung von demokratisch legitimierten Regierungen und Staatsgrenzen, die Verbreitung von Massenvernichtungswaffen und dergleichen werden durch die Verhängung von Sanktionsmaßnahmen geahndet.

Aktuelle politische Entwicklungen, welche das friedliche Zusammenleben der Völker gefährden, führen zu immer neuen Sanktionsmaßnahmen, die auch wichtige Handelspartner betreffen können. Oft werden diese Maßnahmen von verschiedenen Staaten parallel, aber nicht immer gleichartig umgesetzt, und es ist eine Vielzahl von Personen und Organisationen betroffen, was die Compliance erschwert. Die Durchführung von Sanktionslistenprüfungen zur Vermeidung von Verstößen und den damit zusammenhängenden Strafen ist daher aktueller und wichtiger denn je.

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*** Konflikt zwischen Ukraine und Russland: Rechnen Sie mit aktualisierten Sanktionslisten ***

Die außen- und sicherheitspolitische Lage ist dynamisch, und so ändern sich auch die verhängten Sanktionen ständig. Das aktuellste Beispiel sind die Entwicklungen in Bezug auf die territoriale Unversehrtheit der Ukraine durch die Erklärung der Unabhängigkeit der Regionen Donezk und Luhansk sowie den russischen Einmarsch im Donbass. Der UN-Sicherheitsrat verurteilte diese Vorgänge, und diverse Staaten und Staatengemeinschaften – allen voran die Europäische Union und die USA - haben kurzfristig weitreichende Sanktionsmaßnahmen gegen Russland verhängt, wodurch innerhalb eines Tages allein durch EU-Maßnahmen ca. 350 Personen und Organisationen neu von Sanktionsmaßnahmen erfasst wurden. Einen tagesaktuellen Überblick geben wir Ihnen in unserem Webinar Aktuelle Sanktionen der EU und anderer Länder gegen Russland.

Die häufigen Änderungen und die Vielzahl der Sanktionslisteneinträge erfordern insbesondere bei größeren Unternehmen eine systemgestützte Durchführung von Sanktionslistenprüfungen. Informationen zu Produkten von Reguvis, welche diese automatisierten Prozesse unterstützen,  und Beratug finden Sie auf unserer Seite mit unseren Zollsoftwarelösungen für die Sanktionslistenprüfung.

Warum Unternehmen personen- und organisationsbezogene Daten einer regelmäßigen Sanktionslistenprüfung unterziehen sollten

Ist ein Unternehmen auf dem internationalen Markt tätig, müssen unterschiedliche zoll- und außenwirtschaftsrechtliche Vorschriften beachtet werden, bevor eine Ware in ein Drittland be­fördert werden kann oder Dienstleistungen außerhalb der EU erbracht werden dürfen.

Grundsätzlich ist der Außenwirtschaftsverkehr zwar frei, aber aufgrund der weltpolitischen Lage kann es dennoch zu Beschränkungen des globalen Handels kommen. Dementspre­chende Genehmigungs-, Verfahrens- und Meldebestimmungen werden durch verschiedenste EU-Verordnungen, das deutsche Außenwirtschaftsgesetz (AWG), sowie die Außenwirt­schaftsverordnung (AWV) geregelt. Aber auch andere Staaten und Staatengemeinschaften erlassen entsprechende restriktive Maßnahmen.

So müssen bei einem Exportvorhaben neben den länderspezifischen oder warenbezogenen Restriktionen - vielleicht haben Sie in dem Zusammenhang bereits schon einmal die Begriffe Länderembargo oder Güterliste gehört? – auch noch sogenannte Sanktionslisten beachtet werden. Letztere geben Aufschluss darüber, gegen welche Personen und Organisationen rest­riktive Maßnahmen gerichtet sind. Die Namen werden unter anderem durch die EU-Antiterror­verordnungen Nr. 2580/2001 (Anti-Terrorismus), Nr. 881/2002 (Al-Qaida) oder Nr. 753/2001 (Taliban) bekannt gegeben.

Je nach Ausrichtung der Geschäftsbeziehungen Ihres Unternehmens sind die von ver­schiedensten internationalen Behörden bereitgestellten Namenslisten, die umgangssprachlich auch als Boykottliste, Finanzsanktionsliste oder Anti-Terror-Liste bezeichnet werden, elemen­tare Bestandteile für die Durchführung einer rechtssicheren Exportkontrolle.

Von Sanktionen können neben Regierungen, Organisationen, Gruppen sowie Einzelpersonen, auch Ihre Mitarbeiter gleichermaßen betroffen sein. Stellen Sie bei einer Prüfung fest, dass einer Ihrer Arbeitnehmer auf einer Sanktionsliste genannt ist, sollten Sie unverzüglich handeln. Denn eine Gehaltszahlung stellt in diesem Fall ggf. bereits einen Verstoß gegen das Bereitstel­lungsverbot dar.

Bewerten Sie daher bei Ihrer Sanktionslistenprüfung nicht nur Ihre internationalen Geschäftsbeziehungen, die Import- oder Exportgeschäfte, sondern auch inländische Transaktionen und firmeninterne Gegebenheiten!

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Welche Sanktionslisten müssen Sie beim Screening Ihrer Stammdaten in Ihrem Unternehmen beachten?

Nehmen wir als Beispiel ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Deutschland, das bis­her ausschließlich auf dem Europäischen Markt sowie in der Schweiz agiert und eine spezielle Software in dieser Region vertreibt. Das Unternehmen expandiert stark und hat im Zuge einer geplanten Neuentwicklung erst kürzlich einen Softwareentwickler aus den USA als neuen Mit­arbeiter für sich gewinnen können.

Eine Sanktionslistenprüfung der Unternehmensdaten erfolgt bisher ausschließlich gegen die EU-Sanktionslisten sowie gegen das offizielle Verzeichnis der Schweiz, welches vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) zur Verfügung gestellt wird.

Doch ist diese Sanktionslistenprüfung wirklich ausreichend?

Bedenken Sie, dass - auch wenn Sie wie in unserem Beispiel weiter oben beschrieben - keine Handelsbeziehungen zu amerikanischen Geschäftspartnern pflegen, Sie dennoch unter Um­ständen die US-Sanktionslisten im Blick haben müssen. Denn womöglich könnte genau dieser neue Mitarbeiter aufgrund seiner US-Staatsbürgerschaft von einem US-Embargo betroffen sein. Um Verstöße gegen das US-Recht zu vermeiden, sollten Sie daher in Ihrem Unterneh­men unbedingt sicherstellen, dass der betreffende Mitarbeiter nicht in Projekte mit Organisati­onen und Personen involviert wird, gegen welche die Vereinigten Staaten Sanktionen verhängt haben. Im vorliegenden Fall könnte sich für Sie als Arbeitgeber neben einer Fürsorgepflicht auch ein Haftungsrisiko ergeben.

Sie sehen, die Sanktionslistenprüfung ist ein umfangreicher Überwachungsprozess, der Ge­nauigkeit und Sorgfalt erfordert. Ein Abgleich von Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern gegen Sanktionslisten ist gerade im Hinblick auf die Erlangung des Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO – Authorised Economic Operator) Pflicht!

Überlegen Sie daher im ersten Schritt, wer Ihre Vertragspartner sind bzw. wem Sie mittelbar oder unmittelbar Gelder, wirtschaftliche Ressourcen oder spezielles Wissen („Know-How“) zur Verfügung stellen. Führen Sie eine Sanktionslistenprüfung Ihrer vollständigen Kundendaten, Adressen von Empfängern und Endverwendern, abweichende Lieferanschriften sowie Lieferanten durch. Auch die Daten von eingesetzten Dienstleistern wie Spediteure, Banken oder auch Reinigungskräften sollten unbedingt bei einer Sanktionslistenprüfung mitberücksichtigt werden.

Erst im zweiten Schritt können Sie sodann entscheiden, welche Sanktionslisten für eine zuverlässige Überprüfung Ihrer firmeninternen Daten im Rahmen der Exportkontrolle relevant sind.

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Wo finden Sie eine Übersicht der wesentlichen Sanktionslisten und deren Rechtsquellen für Ihre Sanktionslistenprüfung?

Ein offizielles Verzeichnis aller Sanktionslisten auf globaler Ebene ist derzeit nicht verfügbar. Allerdings stellen wir Ihnen an dieser Stelle eine Auswahl der infrage kommenden nationalen und internationalen Sanktionslisten bereit:

Auswahl an Quellen für die Sanktionslistenprüfung nach Herkunftsland

  • USA: Amerikanische Sanktionsliste wie u.a.
    • Denied Persons List
    • Entity List
    • Specially Designated Nationals (SDN)
  • Europäische Union: Sanktionsveröffentlichungen im Amtsblatt der Europäischen Union
  • Australien: Austalia DFAT - Department of Foreign Affairs and Trade
  • Kanada: Consolidated Canadian Autonomous Sanctions List - Global Affairs Canada Sanctions Policy and Operations Coordination Divistion (PER)
  • Schweiz: Liste der Sanktionsadressaten - Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO)
  • Japan: Japanese End User List METI - Ministry of Economy, Trade and Industry
  • United Kingdom: Consolidated List of Financial Sanctions Targets in the UK - Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI)
  • Vereinte Nationen: United Nations Security Council Consolidated List
  • Deutschland: Veröffentlichungen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie im Bundesanzeiger
  • Frankreich: Dispositiv national de gel - Ministère de l'Économie et des Finances

Wer ist eigentlich für die Durchführung der Sanktionslistenprüfung im Unternehmen verantwortlich?

Um frühzeitig einen Zusammenhang zu terrorverdächtigen Personen und Organisationen identifizieren zu können, sollten bestimmte Bereiche in Ihrem Unternehmen in die Kontrolle der Sanktionslisten eingebunden werden:

  • Überprüfen Sie zum Beispiel in der Buchhaltung jede Finanztransaktion auf eine mögliche Übereinstimmung.
  • Sensibilisieren Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, Daten potentieller Geschäftsbeziehungen bereits im Stadium der Neukundenakquise abzugleichen.
  • Geben Sie Warensendungen erst zum Versand frei, wenn auch die Lieferanschrift so­wie Adressen von Endverwendern einer Kontrolle unterzogen wurden.
  • Innerhalb der Einkaufsabteilung muss sichergestellt werden, keine Beauftragung ge­listeter Lieferanten oder Dienstleister vorzunehmen.
  • Informieren Sie Bewerber sowie Ihre Mitarbeiter darüber, dass Ihre Personalabteilung eine Überprüfung persönlicher Daten vornehmen wird, holen Sie benötigte Einwilligungen ein und stimmen Sie den Prozess mit dem Betriebsrat ab.

Es ist wichtig, verschiedenste Abteilungen in die Prüfung Ihrer Geschäftskontakte einzubinden. Durch Festlegung übergreifender Verantwortungsbereiche gelingt Ihnen so im Rahmen Ihrer innerbetrieblichen Exportkontrolle die Sicherstellung einer rechtssicheren Sanktionslistenprüfung. Denken Sie daran, die Zuständigkeiten zum Nachweis gegenüber der Zollverwaltung anhand einer Organisationsanweisung entsprechend zu dokumentieren.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen keine Kapazitäten zur Verfügung um eine regelmäßige Sanktionslistenprüfung sicherzustellen?

In diesem Fall kann die Umsetzung in der Praxis durchaus auch von Dienstleistern übernommen werden. Aber Achtung! Sie benötigen eine Bestätigung darüber, dass im Rahmen der Geschäftsbeziehung jede Ihrer Transaktionen einer Sanktionslistenprüfung unterzogen wird!

Einmalige oder wiederkehrende Sanktionslistenprüfung? Gleichen Sie Ihre Daten regelmäßig gegen die Sanktionslisten ab

Infolge politischer Konflikte können Sanktionslisten stetig kurzfristigen Änderungen unterwor­fen sein. So wurden aufgrund der Situation in der Ukraine praktisch über Nacht neue Sanktionen gegen Russland bzw. eine Vielzahl von Personen und Organisationen verhängt, die sofortige Beachtung und Umsetzung verlangen. Aber auch die Umfirmierung eines Geschäftspartners oder andere Überarbeitungen innerhalb Ihrer Stammdaten können einen regelmäßigen Abgleich gegen Sanktionslisten erfordern. Denn bei Missachtung drohen Ihnen möglicherweise erhebliche strafrechtliche Konsequenzen. Betrachtet man in dem Zusammenhang die Strafvorschriften des Außenwirtschaftsgesetz (AWG) §17 ff. bleibt nämlich nur derjenige straffrei, der bis zum Ablauf des zweiten Werktages handelt, welcher auf die Veröffentlichung des Rechtsaktes im Amtsblatt der Europäischen Union folgt (vgl. §18 Abs. 11 AWG).

Möchten Sie Compliance-Verstöße vermeiden, führt daher kein Weg daran vorbei Ihre firmeninternen Daten einer regelmäßigen Sanktionslistenprüfung zu unterziehen!

Daneben kann ein entsprechendes System auch bei Arbeitsfehlen noch dazu führen, dass Strafen oder Bußgelder für Ordnungswidrigkeiten niedriger ausfallen.

Sie haben einen Treffer auf der Sanktionsliste erzielt - und jetzt?

Sollte es bei der Sanktionslistenprüfung zu einer potentiellen Übereinstimmung gekommen sein, vergleichen Sie die detaillierten Einträge der Sanktionsliste genau mit den in Ihrem Sys­tem geführten Daten.

Stimmen Ihre Geschäftspartnerdaten wie der vollständige Name sowie die Adressdaten tat­sächlich mit dem potentiellen Treffer der Sanktionslistenprüfung überein, sollten Sie umgehend handeln und den Geschäftspartner bis zur endgültigen Klärung des Sachverhaltes in Ihrem ERP-System sperren. Informieren Sie den Exportkontrollbeauftragten oder die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens umgehend über den Sachverhalt und stimmen Sie die weitere Vorgehensweise unternehmensintern ab.

Besteht nämlich ein Verbot oder eine Genehmigungspflicht für die Ausübung Ihrer Ge­schäftsaktivität, kann dies mit besonderen Auflagenerfüllungen für Sie verbunden sein.

Wer­den bestehende Beschränkungen möglicherweise missachtet, können Ihnen hohe Bußgelder oder sogar Freiheitsstrafen drohen.

Kontaktieren Sie daher im Zweifelsfall unbedingt die zuständigen Behörden, um eine rechts­verbindliche Identifizierung Ihres Geschäftspartners abzuklären.

In Bezug auf Beschränkungen des personenbezogenen/organisationsbezogenen Kapital- und Zahlungsverkehrs wenden Sie sich in Deutschland an das Servicezentrum Finanzsanktionen der Deutschen Bundesbank. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ist Ihr Ansprechpartner, wenn es um Länderembargos oder güterbezogenen Beschränkungen geht.

Besteht für mein Unternehmen eine Nachweispflicht in Bezug auf die Sanktionslistenprüfung?

Ja! Bei Zoll- und Außenwirtschaftsprüfungen kann durchaus die Vorlage eines Prüfprotokolls von Ihnen gefordert werden. Sie sollten daher unbedingt sicherstellen, dass es in Ihrem Un­ternehmen Aufzeichnungen über die erfolgte Überprüfung Ihrer Geschäftsdaten gegen die Sanktionslisten gibt. Sogar im Falle eines versehentlichen Verstoßes kann sich eine nachweislich durchgeführte Sanktionslistenprüfung strafmildernd auswirken.

Selbst wenn das Screening keinen Treffer ergeben hat und alles im grünen Bereich liegt, müssen Sie der Zollverwaltung gegenüber zumindest die Durchführung entsprechender Prüfungen nachweisen können.

Da die Durchführung der Sanktionslistenprüfungen oder Compliance Checks manuell aufgrund der vielen verschiedenen relevanten Sanktionsmaßnahmen und verschiedener Geschäftspartner kaum geleistet werden kann, bieten diverse Softwarehäuser Lösungen für eine automatisierte Sanktionslistenprüfung an. Professionelle Datenprovider stellen z.B. aus der unüberschaubaren Vielzahl der Quellen die relevanten Sanktionslisten zusammen

So bietet die Reguvis Fachmedien GmbH eine passende Auswahl an Produkten von Datencontent über Fachinformationen bis hin zu Veranstaltungen an, wenn es um die Integration einer Sanktionslistenprüfung in Ihrem Unternehmen geht.

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