Die in § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B genannte Frist von 21 Werktagen gilt unabhängig davon, ob der Auftraggeber die Aufstellung tatsächlich geprüft hat. Anders als bei Schlussrechnungen (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B) wird die Frist auch nicht dadurch verkürzt, dass der Auftraggeber die Rechnungsprüfung beschleunigt und vor Ablauf der Frist abschließt (siehe hierzu unten Rn. 87 ff. bei Schlussrechnungen).
Erfordert der Umfang der abgerechneten Leistungen allerdings einen so großen Aufwand, dass die Rechnungsprüfung innerhalb der Frist objektiv nicht möglich ist, stellt sich regelmäßig die Frage der Verlängerung der Prüffrist. Nach der Regelung der VOB/B bis zum 19.7.2012 führte dieser Umstand automatisch zu einer angemessenen Verlängerung und damit zum Hinausschieben der Fälligkeit bis zum Abschluss der Prüfung.
Es erscheint fraglich, ob dieser Grundsatz auf die Neuregelung der VOB/B übertragen werden kann. Hierfür spricht, dass § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B inhaltlich keine Änderungen erfahren hat, sondern lediglich die Fristenregelung im Sinne der Harmonisierung von Werk- auf Kalendertage umgestellt wurde. Es ist allerdings zu berücksichtigen, dass in den Regelungen über Schlusszahlungen nunmehr ausdrücklich die Möglichkeit einer Verlängerung der Prüffrist aufgenommen wurde. Bei Abschlagszahlungen findet sich eine vergleichbare Regelung nicht, was dafür spricht, dass eine automatische Verlängerung der Prüffrist künftig nicht mehr angenommen werden kann.
Für die Praxis empfiehlt sich, die Frist des § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B künftig durch individuelle Vereinbarung mit dem Auftragnehmer vor oder während des Bauablaufs zu verlängern.
Die Verlängerung der Frist ist nach dem im Werkvertragsrecht geltenden Grundsatz der Vertragsfreiheit ohne Weiteres möglich, führt allerdings dazu, dass von den Regelungen der VOB/B abgewichen wird und diese damit der Inhaltskontrolle durch die Gerichte unterliegen. Zu beachten ist weiter, dass die Verlängerung der Frist durch Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gleichfalls einer Inhaltskontrolle unterliegt. Eine – angemessene – Verlängerung der Prüffrist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftraggebers auf beispielsweise 30 Tage erscheint rechtlich zulässig, birgt aber das Risiko, dass sie einer späteren Inhaltskontrolle durch die Gerichte nicht standhält. Vorzugsweise ist daher in jedem Fall eine individualvertragliche Vereinbarung mit dem Auftragnehmer zu schließen.
Parallel dazu, und vor allem, wenn eine Vereinbarung mit dem Auftragnehmer nicht zustande kommen sollte oder das Risiko einer Verlängerung der Prüffrist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht eingegangen werden soll, empfiehlt sich die Prüfung, ob der Auftraggeber an der Zahlung durch eine von ihm nicht zu vertretende Ungewissheit über das Bestehen und den Umfang der gesicherten Forderung gehindert ist (siehe Rn. 182 ff.).
Sollten auch diesbezüglich keine Anhaltspunkte vorliegen, wird zur Vermeidung von Zinsforderungen des Auftragnehmers zumindest die anteilige Zahlung des geforderten Abschlags in Höhe der nachgewiesenen Leistungen in Betracht zu ziehen sein.