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Vergabe
28.07.2021

VK Bund: "Ob und Wie" der Hilfe eines Beraters im Vergabeverfahren ist nachvollziehbar zu dokumentieren!

Von: Rechtsanwalt Oliver Hattig

Öffentliche Auftraggeber können bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens bei Bedarf sachverständige Hilfe hinzuziehen. Das Ob und Wie des Einsatzes eines Fachberaters ist dabei nachvollziehbar zu dokumentieren. Die relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren hat der Auftraggeber selbst zu treffen, diese also nicht einem Dritten zu überlassen und muss dies ebenfalls entsprechend zu dokumentieren. Das hat die Vergabekammer des Bundes (VK Bund) im Beschluss vom 8.4.2021 (VK 2-23/21) bekräftigt.

In dem konkreten Fall wurden Unterhalts- und Grundreinigungen in Reinräumen europaweit ausgeschrieben. Die Auftraggeberin ließ sich bei der Durchführung des Vergabeverfahrens durch einen externen Fachberater unterstützen. Der Antragsteller machte in seinem - auch aus anderen Gründen erhobenen - Nchprüfungsantrag einen "vergaberechtswidrigen Interessenkonflikt" geltend; es sei zu befürchten, dass der Fachberater ein Unternehmen bei der Zuschlagserteilung begünstigen könne. Es bestehe die Gefahr, der Fachberater könne die Wertung eingehender Angebote manipulieren, indem er nach Kenntnisnahme der eingegangenen Angebote festlege, für welche Angebote die Höchstpunktzahl zu empfehlen sei. Es sei zudem mit dem Transparenzgrundsatz unvereinbar, dass der Auftraggeber den Einsatz des Fachberaters nicht in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen angegeben habe. Die Unternehmen müssten selbst entscheiden können, ob sie bei einem hinzugezogenen Fachberater ein Angebot abgeben. In ihrer Erwiderung auf den Nachprüfungsantrag bestätigte die Auftraggeberin, dass der Berater ihn bei der Erstellung der Vergabeunterlagen und bei der Auswertung der Angebote unterstützt habe und benannte diesen namentlich. Der Fachberater sei öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für das Gebäudereinigerhandwerk und daher zuverlässig. Er sei zudem bei der Beratung der Auftraggeberin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Auftraggeberin werde alle zuschlagsrelevanten Entscheidungen selbst treffen. Nachdem sich das Nachprüfungsverfahren im Übrigen erledigt hatte, stritten die Beteiligten allein noch um den Einsatz des Fachberaters.

Transparenzverstoß lag nicht vor: "Auftraggeberin hat den Einsatz des Fachberaters von sich aus offengelegt und den Umfang seiner Tätigkeit erläutert!"

Auch insoweit habe sich das Nachprüfungsverfahren erledigt, stellte die Kammer fest. In der Sache habe die Auftraggeberin die von dem Antragsteller begehrte Transparenz hergestellt. Bereits mit ihrer Antragserwiderung habe sie darauf hingewiesen, dass sie für die Durchführung des Vergabeverfahrens einen externen Fachberater hinzugezogen habe und sie haben diesen auch namentlich benannt. Sie habe bestätigt und zugesichert, dass sie aber die erforderlichen Entscheidungen im Vergabeverfahren unmittelbar bzw. selbst treffe bzw. treffen werde. Der Nachprüfungsantrag war insofern unbegründet. Es obliege grundsätzlich dem Verfahrensermessen des öffentlichen Auftraggebers, bei der Durchführung eines - zumal komplexen - Vergabeverfahrens bei Bedarf und unter Einhaltung der Grundsätze des § 97 Abs. 1, 2 GWB sachverständige Hilfe hinzuziehen. Ausschlaggebend im Hinblick auf die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Nichtdiskriminierung sei, dass der Auftraggeber das Ob und Wie des Einsatzes eines Fachberaters nachvollziehbar dokumentiere und die relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren selbst treffe, diese in der Sache also nicht einem Dritten überlasse und dies ebenfalls entsprechend dokumentiere. Der von dem Antragsteller behauptete Transparenzverstoß habe nicht vorgelegen, da die Auftraggeberin den Einsatz des Fachberaters von sich aus offengelegt und den Umfang seiner Tätigkeit erläutert habe. Bereits damit habe die Auftraggeberin den ihr obliegenden Maßgaben einer transparenten Vergabeverfahrensführung genügt. Die Vergabekammer habe zudem keine Zweifel, dass die Auftraggeberin ihre Zusicherung einhalten werde und die relevanten Wertungsentscheidungen selbst treffe bzw. treffen werde. 





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