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Vergabe
27.04.2021

OLG Düsseldorf: Wie sind Bieter- und Verhandlungsgespräche zu dokumentieren?

Von: Rechtsanwalt Oliver Hattig

Wenn die Vergabestelle den Bietern mitteilt, sie werde die Qualität des Projektteams hinsichtlich der Erfahrungen und der Qualifikation der Teammitglieder bewerten, darf sie nicht nur einen dieser Aspekte bewerten. Mündliche Ausführungen der Bieter im Verhandlungs- oder Bietergespräch dürfen bei der Angebotswertung berücksichtigt werden. Sie müssen dokumentiert werden, da ansonsten die Bewertung nicht nach vollzogen werden kann. Bei der Bewertung von mündlichen Ausführungen der Bieter muss zudem nachvollziehbar sein, aus welchem Grund welche Note vergeben worden ist. Das hat das Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf im Beschluss vom 24.3.2021 (Verg 34/20) klargestellt.

In dem konkreten Fall schrieb die Vergabestelle Planungsleistungen für eine Deponieerweiterung im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV) europaweit aus. Zuschlagskriterien waren der Preis und die Qualität, die jeweils mit 50% gewichtet wurden. Das Zuschlagskriterium Qualität war in die Unterkriterien Projektteam und Leistungskonzept (Gewichtung jeweils 25%) unterteilt. Für die Qualität des Projektteams sollten nach den Vergabeunterlagen neben der Erfahrung der Teammitglieder auch deren berufliche Qualifikation maßgeblich sein. Tatsächlich berücksichtigte die Vergabestelle bei der Wertung jedoch nur die Berufserfahrung. Bieterangaben zu den beruflichen Werdegängen der Projektteam-Mitglieder und zu Studien- und Fortbildungsnachweisen blieben unberücksichtigt. Das von den Bietern mit dem Angebot einzureichende Leistungskonzept sollte von dem Projektteam in einer Präsentation vorgestellt werden. So wollte sich der Auftraggeber einen Gesamteindruck von dem Planungsbüro und dessen Angebot verschaffen. Es sollte insbesondere bewertet werden, inwieweit das Projektteam in der Lage war, auf Fragen des Auftraggebers zu reagieren. Das Wertungsgremium sollte die Bewertung nach Punkten in den Stufen 0, 2, 5 oder 10 Punkte vornehmen. Im Anschluss an das jeweilige Bietergespräch trugen die Mitglieder des Bewertungsgremiums ihre Wertungspunkte in den Bewertungsbogen ein, aus denen ein Mittelwert gebildet wurde. Eine weitere Dokumentation fand nicht statt. Auch die bewerteten Antworten der Bieter wurden nicht protokolliert. Die Antragstellerin hielt die Angebotswertung für intransparent und strengte ein Nachprüfungsverfahren an. Die Vergabekammer wies den Nachprüfungsantrag als unbegründet zurück. Gegen den Beschluss der Vergabekammer wandte sich die Antragstellerin mit der sofortigen Beschwerde.

"Bleiben die Antworten der Bieter auf gestellte Fragen unbekannt, kann nicht überprüft werden, ob die deren Bewertung nachvollziehbar ist"

Mit Erfolg. Sowohl die qualitative Bewertung des Projektteams als auch die qualitative Wertung des Leistungskonzepts seien vergaberechtlich zu beanstanden, entschied das OLG. Der Auftraggeber habe die Qualifikation der Teammitglieder entgegen der Vergabeunterlagen nicht gesondert nach anhand des persönlichen beruflichen Werdegangs, der Fort- und Weiterbildung sowie persönlicher Referenzen bewertet. Laut den Vergabeunterlagen war für die Bewertung des Projektteams neben der Erfahrung auch die Qualifikation maßgblich. Die Qualifikation sei die berufliche Befähigung des Personals, die nachgefragte Leistung auszuführen. Bei der Erfahrung gehe es hingegen darum, ob das bei der Leistungsausführung einzusetzende Personal bereits in der Vergangenheit vergleichbare Leistungen erbracht habe. Wenn die Vergabestelle den Bietern mitteile, sie werde die Qualität des Projektteams unter Berücksichtigung von Qualifikation und Erfahrung bewerten, könne sie sich nicht darauf beschränken, nur einen der beiden Kriterien zu betrachten. Das verstoße gegen den Transparenzgrundsatz. Auch die Wertung des Leistungskonzeptes sei nicht vergaberechtskonform. Zunächst habe die Vergabestelle die Bekanntgabe der Unter-Unterkriterien rechtswidrig unterlassen; hierdurch drohe der Antragstellerin indes kein Schaden. Der Auftraggeber habe allerdings die Bewertung des Leistungskonzepts nicht ausreichend dokumentiert und damit gegen § 8 der Vergabeverordnung (VgV) verstoßen. Es sei insbesondere nicht nachvollziehbar, welche Gründe für die Bewertung der Bieterantworten mit 0, 2, 5 oder 10 Punkten maßgeblich gewesen seien. Weder aus dem Wertungsbogen selbst, noch aus den handschriftlichen Aufzeichnungen ergebe sich, aus welchem Grund die einzelnen Gremiumsmitglieder welche Punkte vergeben hätten. Darüber hinaus sei auch nicht dokumentiert, welche konkreten Antworten die Bieter auf die im Fachgespräch gestellten Fragen gegeben hätten. Wenn die Antworten unbekannt blieben, könne jedoch nicht überprüft werden, ob die Bewertung der Antworten nachvollziehbar sei.

 





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