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Vergabe
29.06.2021

"Modernisierung von hinten" - Das Vergabe-Archiv der Zukunft

Von: Rechtsanwalt Oliver Hattig

Die Corona-Pandemie beschleunigt den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung. Laut einer Umfrage des Verbandes Bitkom beobachten zwei Drittel der Deutschen einen regelrechten Digitalisierungsschub in Ämtern und Behörden. Für öffentliche Auftraggeber hat sich innerhalb kürzester Zeit das Digitalisierungssoll grundlegend geändert. Bestand es vor Beginn der Pandemie vordergründig in der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben der eVergabe, so musste zur Gewährleistung des laufenden Betriebs dann der Wechsel hin zu einer möglichst umfassenden digitalen Verfahrensabwicklung gelingen. Zugleich stehen Auftraggeber damit auch vor neuen Herausforderungen hinsichtlich der digitalen Archivierung von Vergabeakten.

Das ist der Ausgangsbefund, den Daniel Nikolaides, Referatsleiter Zentraler Einkauf Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, seinem hilfreichen Beitrag "Das Vergabe-Archiv der Zukunft" (VergabeNavigator 3/21, S. 14 ff.) voranstellt. Der Autor befasst sich mit der Frage, wie die Vergabeakten zukunftssicher archiviert werden können. Bislang werde die Archivierung von Vergabeverfahren - wenn überhaupt - als (lästiger) Annex des Vergabeverfahrens wahrgenommen. Sie erfahre wenig bis keine Berücksichtigung im Rahmen der Gesamtstrategie der Organisation und Umsetzung von Vergabeverfahren, so Nikolaides. Schon um den gesetzlichen Anforderungen nach Transparenz und Überprüfbarkeit nachzukommen, bedürfe es jedoch nicht nur einer formellen und revisionssicheren Dokumentation des Verfahrens, sondern auch einer sich nahtlos anschließenden Archivierung von Vergabeakten.

Gerade mit Blick auf die umfassende Digitalisierung der Vergabeverfahren, komme daher kein öffentlicher Auftraggeber an der Thematik vorbei. Häufig würden die bis dahin auf eine analoge Aufgabenerledigung ausgelegte Verfahrensabläufe ohne tiefgeifende Veränderungen "digitalisiert", konstatiert der Autor - dies habe zur Folge, dass in gefestigten Verfahrensabläufen mit einem Mal Sollbruchstellen entstünden, die eine rechtssichere Aufgabenerledigung gefährden könnten. Der Autor zeigt die rechtlichen Anforderungen einer rechtskonformen Dokumentation und Archivierung der Vergabeverfahren auf; er befasst sich mit dem Format der Archivierung, der Aufbewahrungsdauer sowie den Erfordernissen des Datenschutzes. Im Zentrum des Beitrags steht die rechttsichere Umsetzung der digitalen Archivierung von Vergabeverfahren, die der Autor anhand zahlreicher Praxisbeispiele veranschaulicht.

In seinem Fazit betont Nikolaides, dass die zukunftssichere Aktivierung der Vergabeakten eine Gesamtbetrachtung des Vergabeprozesses, beginnend mit der Beschaffung und endend mit der Archivierung, erfordert. Hierbei sei es unerlässlich, so Nikolaides, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu betrachten und alle Beteiligten einzubinden. Letztlich eröffne das Vergabe-Archiv der Zukunft den öffentlichen Auftraggebern die Möglichkeit, den Vergabeprozess gewissermaßen "von hinten" zu modernisieren und zukunftsfest zu machen.   

 

 

 

 



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