29.06.2020

Gemeinsam sind wir stark: Zentralisierung und Digitalisierung der Vergabe zusammen denken

Von: Rechtsanwalt Oliver Hattig

Nicht erst seitdem die flächendeckende Umsetzung der eVergabe vom Gesetzgeber forciert wird, stehen viele Kommunen vor der Frage, wie die Vorgaben am besten in der eigenen Vergabeorganisation umgesetzt werden können und was dies für die Ablauforganisation bedeutet. Zentralisierte und digitale Vergabe können dabei ein gedeihliches Nebeneinander bilden.

Das zeigt der Beitrag "Alles aus einer Hand" (VergabeNavigator 04/20, S. 11 ff.) von Daniel Nikolaides, Abteilungsleiter Zentraler Einkauf und Vergaben der Stadt Mannheim. Der Autor illustriert,  dass beides gleichzeitig möglich und sogar vorteilhaft sein kann: eine Zentralisierung der Organisation durch Digitalisierung der Prozesse.

In seiner Bestandsaufnahme wirft der Autor durchaus einen nüchternen Blick auf den Zustand kommunaler Vergaben: Der (Irr-)Glaube, dass das Vergabegeschäft problemlos neben den fachlichen Aufgaben erledigt werden könne, halte sich hartnäckig, schreibt Nikolaides. Risiken wie Nachprüfungsverfahren und Rückforderungen von Zuschüssen würden gerne ausgeblendet oder mangels vergaberechtlichen Wissens gar nicht erst erkannt. Bei vielen kommunalen Auftraggebern fehle es an einer zentralen Stelle, die Fragen gebündelt beantworte und entscheide. Ein genauer Blick auf Nachprüfungsentscheidungen oder Revisionen durch Aufsichtsbehörden und Fördermittelgeber fördere zudem die Erkenntnis zu Tage, dass viele eklatante Mängel der Bedarfsermittlung oder Planung zugrundelägen. Selbstverständlich könne nicht erwartet werden, so der Autor, dass eine Fachabteilung alle Facetten des Vergaberechts beherrsche, vor allem, wenn dies nicht die Grundlage der täglichen Arbeit darstelle. Trotz dieser Erkenntnis täten sich viele Fachabteilungen jedoch schwer, die Einrichtung einer zentralen Vergabeorganisation in Betracht zu ziehen.

Dem stellt der Autor sein Plädoyer für eine Zentralisierung und Digitalisierung der Vergabe entgegen. Erst mit der Digitalisierung des Vergabeprozesses kommen nach Auffassung des Autors die mit einer Zentralisierung verbunden Vorteile umfassend zur Geltung. Durch die gleichzeitige Zentralisierung und Digitalisierung der Vergabeorganisation könnten organisationsbedingten Probleme in der Zusammenarbeit des involvierten Fachpersonals beseitigt werden. Zudem könnten unbegründete Vorurteile gegen das Vergaberecht ausgeräumt werden. Den Beweis für diese These tritt der Autor am Beispiel des Baus eines Kindergartens an. Sein Fazit: Für kommunale Auftraggeber kann es ein erheblicher Vorteil sein, die Themen Zentralisierung und Digitalisierung der Vergabe gemeinsam zu betrachten. Das eröffne die Chance, die Vergabeorganisation zu optimieren und zukunftssicher auszugestalten; eigene Vergabeverfahren rechts- und revisionssicherer zu machen und die Korruptionsprävention zu verbessern. Transparente und jederzeit verfügbare Prozessschritte könnten allen Beteiligten dabei helfen, Spannungen in der Ablauforganisation zu reduzieren und sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.