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Compliance im Unternehmen: Das sollten Sie wissen!

Zuletzt aktualisiert am 17.02.2022
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Compliance bedeutet nichts anderes, als dass man sich an Regeln hält. Ob diese Regeln vom Gesetzgeber kommen oder das Unternehmen sie sich selbst auferlegt, ist dabei erst einmal gleichgültig. Je nach Branche gelten aber ganz unterschiedliche gesetzliche Regelungen. Hierbei den Überblick zu behalten, fällt schwer. Reguvis unterstützt Sie dabei, die für Ihr Unternehmen einschlägigen Normen zu definieren und effiziente Maßnahmen zu deren Einhaltung zu ergreifen.

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Compliance: Begriff und Definition

Als Unternehmen ist man zur Regelkonformität (Rechtstreue) verpflichtet. Die Einhaltung sämtlicher externer und interner Regeln und Richtlinien wird unter dem Begriff „Compliance“ zusammengefasst. Verantwortlich für die Einhaltung ist die Unternehmensleitung (Vorstand, Geschäftsführung). Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen sich compliant verhalten, sollte man ein effizientes Compliance Management System (CMS) einrichten. Nur so lassen sich (Rechts-)Verstöße rechtzeitig aufdecken und bestenfalls verhindern.

Compliance: Rechtliche Grundlagen - Richtlinien, Gesetze etc.

Welche Rechtsnormen für ein Unternehmen gelten, bedarf einer genauen Prüfung im Einzelfall. Es bietet sich an, ein Rechtskataster anzulegen, um den Überblick zu behalten. Rechtliche Pflichten können sich aus dem öffentlichen und privaten Recht sowie aus dem Strafrecht ergeben. Denken Sie beispielsweise nur an Vorgaben aus dem Steuer- oder Umweltrecht, an Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmer:innen oder das Verbot von Bestechlichkeit und Korruption.

Auf internationaler Ebene können auch Vorschriften anderer Länder zu beachten sein. Wer grenzüberschreitend tätig wird, sollte zumindest den amerikanischen Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und den UK Bribary Act „auf dem Schirm“ haben.

Für börsennotierte Gesellschaften ist darüber hinaus in Deutschland der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) interessant. Zwar ist er rechtlich nicht verbindlich, enthält aber wertvolle Empfehlungen und Anregungen für die gute Unternehmensführung.

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Geldwäscheprävention und Datenschutz als Bestandteil der Corporate Compliance

Relevant ist Compliance auch und insbesondere auf den Gebieten von Datenschutz und Geldwäscheprävention. Datenschutz und die DSGVO sind dabei ein Thema, mit dem sich wirklich jedes Unternehmen beschäftigen muss. Die Pflichten aus dem Geldwäschegesetz (GwG) richten sich an einen definierten Kreis von Verpflichteten. Von diesen verlangt das GwG u.a. eine Geschäftspartnerprüfung und ein angemessenes Risikomanagement.

Compliance-Risiken und wirksame Maßnahmen dagegen

Wer gegen Compliance-Vorschriften verstößt, tut sich und dem Unternehmen langfristig meist keinen Gefallen. Neben Geldstrafen und Schadensersatzansprüchen droht – in den letzten Jahren vermehrt – auch ein drastischer Reputationsverlust für das Unternehmen. Zu beachten ist auch, dass insbesondere öffentliche Auftraggeber Aufträge nur an solche Unternehmen vergeben, die ein funktionierendes Compliance Management unterhalten und nachweisen.

Persönliche Konsequenzen für die verantwortlichen Personen können Geld- oder Freiheitsstrafen sein, aber auch der Verlust des Arbeitsplatzes wegen Kündigung.

Um diese Risiken möglichst gering zu halten, sollte man sie rechtzeitig identifizieren und mithilfe eines effizienten Compliance Management Systems (CMS) in Schach halten.

Mögliche Risiken für alle Unternehmen:

  • Nichtbeachtung der Regelungen zum Arbeitnehmerschutz (Mindestlohn, Arbeitszeit, Kündigung, Allgemeine Gleichbehandlung)
  • Verstoß gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)
  • Steuerstraftaten
  • Korruption
  • Datenschutzverletzungen
  • usw.

Unternehmens-/branchenabhängige Risiken:

  • Geldwäsche und Terrorismusfinanzierungen
  • Kartellrechtsverstöße
  • Verstoß gegen Außenwirtschaftsregelungen
  • Nichtbeachtung von Vergabevorschriften
  • Missachtung von Meldepflichten (börsennotierte Unternehmen)
  • Überschreitung von umweltrechtlichen Grenzwerten
  • usw.

Compliance Management System erfolgreich integrieren

Nachdem man die potenziellen Risiken erfolgreich identifiziert hat, muss man ihnen „nur noch“ entgegenwirken. Es bietet sich an, zu prüfen, ob im Unternehmen bereits Compliance-Strukturen vorhanden sind, auf denen aufgebaut werden kann. Ansonsten sind solche Strukturen zu etablieren. Hilfreich können dabei ein Verhaltenskodex bzw. Compliance-Richtlinien sein. Niemals sollte man auch die Vorbildfunktion der Führungsebene unterschätzen. Nur wenn dort Compliance gelebt wird, werden auch die Mitarbeiter ein Gespür für und den Willen zu rechtskonformem Verhalten entwickeln.

Step by step bedeutet das:

  1. Risiko analysieren
  2. Status Quo erfassen
  3. Compliance-Richtlinie erstellen
  4. Compliance-Richtlinie im Unternehmen etablieren
  5. Kontrollsystem einrichten
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