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Reisekosten 2020

Reisekosten 2020

Nach der großen Reisekostenreform sollte die Abrechnung der Reisekosten einfacher werden und eine größere Rechtssicherheit eintreten. Dieses Ziel wurde nur eingeschränkt erreicht. Das zeigen die mehrfachen Stellungnahmen des BMF zur Abrechnung der Reisekosten von Unternehmern und Arbeitnehmern und die zahlreichen Entscheidungen des BFH zur neuen Rechtslage. Ab 2020 gelten neue Sätze für die Verpflegungspauschalen, die die Abrechnung der Reisekosten beeinflussen. Nachfolgend sind die wesentlichen Punkte dargestellt, auf die es bei er Abrechnung der Reisekosten ankommt.

Grundsätzliches


Für die Abrechnung von Reisekosten ist nach wie vor entscheidend, dass eine Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) beruflich veranlasst sein muss. Das ist regelmäßig der Fall, wenn

  • ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird bzw.
  • ein Unternehmer oder Freiberufler vorübergehend außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner ersten Betriebsstätte aus betrieblichen Gründen tätig wird.

Nachfolgend wird dargestellt, welche Kosten der Arbeitgeber übernehmen kann, ohne dass sie beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn zu erfassen sind, wie die Verpflegungspauschalen bei grenzüberschreitenden Geschäftsreisen berechnet werden, wie hoch die Verpflegungspauschalen sind, wenn der Arbeitnehmer/Unternehmer ohne Übernachtung an zwei Tagen/Nächten unterwegs ist, wann und wie ein kostenloser Snack im Flugzeug als Mahlzeit angerechnet werden muss, wie die private Nutzung eines PKW bei der Lohn-, Einkommen- und Umsatzsteuer abzurechnen ist.

Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeiten oder erster Tätigkeitsstätte

Die steuerlich abziehbaren Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten (Geschäftsreisen) setzen sich zusammen aus:

  • Fahrtkosten (R 9.5 LStR),
  • Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR),
  • Übernachtungskosten (R 9.7 LStR)

und

  • Reisenebenkosten (R 9.8 LStR).

Um Reisekosten richtig abrechnen zu können, muss zunächst festgestellt werden, ob es sich um Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) oder um Fahrten handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist. Dabei kommt es entscheidend darauf an, ob eine erste Tätigkeitsstätte bzw. erste Betriebsstätte vorhanden ist und wo sie sich befindet. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn

  • ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner ersten Betriebsstätte (= Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit) tätig wird,
  • ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Zu den Arbeitnehmern gehören auch GmbH-Gesellschafter und die Gesellschafter einer UG (haftungsbeschränkt), die steuerlich als Arbeitnehmer ihrer Kapitalgesellschaft einzustufen sind.

Ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer unternimmt somit eine Auswärtstätigkeit bzw. eine Geschäftsreise, wenn er sich aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und seiner ersten Betriebsstätte bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Auf die Entfernung und Zeitdauer kommt es nicht an. Entscheidend ist somit,

  • ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat und wo sie sich befindet. Erst wenn das feststeht, kann festgestellt werden, ob der Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit ausübt oder Fahrten unternimmt, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden kann,
  • ob der Unternehmer/Freiberufler eine erste Betriebsstätte hat. Da das häusliche Arbeitszimmer für Zwecke der Reiskostenabrechnung nicht als Betriebsstätte anerkannt wird, muss jeweils festgestellt werden, ob und ggf. wo der Unternehmer seine erste Betriebsstätte hat.

Die Regelung, wonach Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Tätigkeitsstätte haben können, gilt entsprechend auch für Unternehmer und Freiberufler. Bei Unternehmern und Freiberuflern kommt es auf die erste Betriebsstätte an. Das BMF wendet hierbei die Regelungen, die für Arbeitnehmer gelten, weitgehend auch für Unternehmer und Freiberufler an. Aus diesem Grund behandelt die Finanzverwaltung den Begriff der Betriebsstätte abweichend von § 12 AO...

Autor: Dipl.-Fw. Wilhelm Krudewig

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