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Betrifft-Unternehmen
31.08.2020

So stellt die Verfahrensdokumentation die Compliance sicher

Von: Paul Liese, Hamburg

Sicherheit und Mehrwert generieren durch ein internes Kontrollsystem

Auch abseits der gesetzlichen Vorgaben kann die Verfahrensdokumentation für Unternehmen Mehrwert bringen: als Voraussetzung für eine effiziente Organisation und das Entdecken von Optimierungspotenzialen. Diese genaue Prozessdokumentation ist wiederum die Grundlage für ein internes Kontrollsystem, das IKS, das  so deutlich leichter implementierbar ist. Die Verfahrensdokumentation generiert so einen Mehrwert für das Unternehmen und stellt gleichzeitig die Compliance sicher.

Wo früher der Finanzbuchhalter noch die Kontenauszüge durchblätterte, ist die Verwaltung heute IT gestützt. Damit sind auch die gesetzlichen Anforderungen an die Compliance gestiegen. Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfer steigen deutlich tiefer in diese IT-Infrastruktur ein: Schnittstellen, Systeme und Workflows müssen für sie dokumentiert werden – in der Verfahrensdokumentation. Sie ist nach der GoBD verpflichtend, wird von vielen Unternehmen aber stiefmütterlich behandelt.

Unternehmen stehen zunächst vor der Schwierigkeit festzustellen, wo man am besten anfängt. Entsprechend hoch ist die Einstiegshürde. Ein Prozess, der zum Beispiel mit dem Rechnungseingang beginnt, ist nicht vollständig und entsprechend sollte sich eine Beschreibung an den Ursprungsprozessen orientieren: Also: wo kommt die Rechnung her, handelt es sich um eine Bestellung oder einen Auftrag? Auch die andere Richtung muss beachtet werden: Wie geht es nach dem Rechnungseingang weiter?

Denn die Verfahrensdokumentation ist nicht linear - es gibt Schleifen und Abzweigungen und Wenn-Dann-Szenarien. In Bausteinen, Texten und Anweisungen werden die Richtlinien zusammengeführt – so nimmt die Verfahrensdokumentation den Klienten an der Hand beim Schreiben. Am Ende steht eine Informationssammlung über die Prozesse im Unternehmen.
Dazu ist es allerdings nötig, innerhalb der Verfahrensdokumentation eine Vorlagenstruktur zu schaffen, die Schaubilder, Inhalte und Texte enthält. Mit diesen Vorlagen können Unternehmen dann 70 bis 80 Prozent ihrer Prozesse darlegen. Die restlichen 20 bis 30 Prozent sind individuell und müssen selbst erarbeitet werden.

Doch die Vorlagen sind nicht nur in der Lage, die Prozessaufnahme erheblich zu erleichtern, sie können auch Tipps zur Digitalisierung und dem internen Kontrollsystem (IKS) enthalten. Dieses ist ab einer gewissen Unternehmensgröße gesetzlich vorgeschrieben und besteht aus technischen und organisatorischen Regeln zur Schadensabwehr im Unternehmen.

Compliance: Die gesetzlichen Anforderungen erfüllen


Compliance fordert die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der GoBD und der Etablierung interner Kontrollsysteme (IKS): IKS ist Pflicht für große, börsennotierte Unternehmen und sinnvoll für kleinere und mittlere Betriebe. Gerade dort liegt oft vieles im Argen.

In vielen wachsenden und großen Unternehmen stellt es ein Problem dar, dass die Mitarbeiter einen isolierten Blick auf ihren Arbeitsbereich haben. Je größer die Aufgabenbreite und die Mitarbeiterzahl, desto kleiner wird der Überblick. Ab einem gewissen Punkt werden Abläufe ineffizient, da  die vor- und nachgelagerten Prozesse unbekannt sind und auch das Ziel für den eigenen Arbeitsschritt nicht klar ist. Doch ohne den Blick auf das große Ganze können Arbeitsabläufe nicht verbessert werden.
Die Verfahrensdokumentation bietet hier die Chance, das Notwendige mit dem Nützlichen zu verbinden. Unternehmen müssen ihre Prozesse aufnehmen, festhalten und vorlegen und können deswegen die Dokumentation auch für ihre Zwecke einsetzen und Vorteile daraus ziehen. Auf diese Art und Weise ist Compliance nicht nur ein Kostenfaktor, sondern bringt auch konkreten Nutzen.
Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen  aufgrund der Altersstruktur einen personellen Wandel durch die Renteneintritte erwarten. Wissenstransfer muss dann vorangetrieben werden. Eine Verfahrensdokumentation hilft bei der Neubesetzung von Stellen: Alle Arbeitsschritte, von den täglichen bis zu den jährlichen, werden dokumentiert und dargelegt, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert. Auch Vertretungsregelungen werden einfacher. Die neuen Mitarbeiter können sich anhand der Prozesslandkarte schnell und leicht orientieren und nachvollziehen, welches Rädchen im Getriebe sie selbst darstellen. So wird die Arbeit sinnstiftend und die Motivation erhöht sich, Verbesserungspotenziale zu entdecken.

Auch Umstellungen in der Software und Neuimplementierungen laufen auf Basis einer Prozessdokumentation schneller und reibungsloser ab. Sie verschafft einen Überblick, verhindert böse Überraschungen und spart Geld.

Ohne genaue Prozessdokumentation ist die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) schwierig: Denn erst, wenn die Schritte und Abläufe klar sind, können die damit einhergehenden Risiken benannt werden. Auf dieser Basis setzt dann im nächsten Schritt das Tax Compliance Management System (TCMS) auf.

Die Verfahrensdokumentation stellt dabei im Prinzip „nur“ ein Nebenprodukt dar, denn mit der Analyse der Prozesse schreiben sich Unternehmen ihr eigenes Organisations- und Prozesshandbuch. Sie erlaubt verschiedene Sichtweisen in unterschiedlichen Tiefen und Dimensionen: aus der Warte des Managements, des Angestellten oder einer Abteilung.

Wichtig ist, das Qualitätsmanagement-Handbuch nicht einfach digital verstauben und damit das Wissen über Prozesse im Unternehmen wieder verloren gehen zu lassen. Stattdessen sollten alle Beteiligten leichten Zugriff darauf haben – es lesen, kommentieren und optimieren dürfen.

Vergleichbarkeit und Unternehmensberatung

Mit durchdachten und auf Compliance und Qualitätsmanagement ausgerichteten Vorlagen für die Verfahrensdokumentation  können Unternehmen  die eigenen Abläufe vergleichen. Sie können Parallelen und Abweichungen feststellen und darauf basierend die optimalen Workflows entwickeln. Nicht immer ist eine Abweichung negativ – es kann aber manchmal sinnvoll sein, die Gründe und Folgen der eigenen Vorgehensweisen zu analysieren und zu hinterfragen.

Mit der Verfahrensdokumentation und der Aufnahme der Prozesse sparen sich Unternehmen das Geld für einen externen Unternehmensberater, dessen Hauptaufgabe ebenfalls die Dokumentation der Prozesse darstellt. Diese Bestandsaufnahme fördert in der Regel Optimierungs- und Einsparpotenzial zu Tage. Unternehmen können das selbst abwickeln und sparen sich in der Folge Bereinigungsläufe und Blindleistungen, da sie den Optimierungsapparat kontinuierlich laufen lassen.

Fazit

Unternehmen profitieren enorm von einem eigenen Organisations- und Prozesshandbuch und der daraus möglichen kontinuierlichen Optimierung der Abläufe. Darüber kann auch die Verfahrensdokumentation leicht abgebildet und so die Compliance sichergestellt werden.



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