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01.07.2020

Mehrwertsteuersätze gesenkt – Was heißt das für die Verfahrensdokumentation?

Von: Paul Liese, Hamburg

Alle Prozesse klar und nachvollziehbar halten

Risiken minimieren und Historienverwaltung ermöglichen: Bei den Maßnahmen, die derzeit durch die Senkung der Mehrwertsteuersätze anfallen, wird erneut deutlich, eine Verfahrensdokumentation schafft Unternehmen den nötigen Überblick über alle internen Systeme und ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Im Rahmen des Konjunkturpakets der Bundesregierung wird die Mehrwertsteuer – vorerst bis Ende des Jahres – von 19 % auf 16 % beziehungsweise von 7 % auf 5 % gesenkt. Unternehmer sind nun gefragt, ihre ERP-Systeme und Kassensysteme umgehend auf die geänderten Steuersätze anzupassen und dies vor allem nachvollziehbar zu dokumentieren. Eine saubere Dokumentation vermeidet mögliches Mehrwertsteuerchaos, räumt Stolperfallen beiseite. Die Verfahrensdokumentation ist spätestens unersetzlich, wenn während einer Betriebsprüfung nachzuweisen ist, in welcher Form und mit welchen Schritten die Umstellung stattgefunden hat.

Die Mehrwertsteueranpassung, die für viele Verbraucher sinnvollen Nutzen verspricht, bedeutet für Unternehmen, Berater und Behörden vor allem einen enormen Arbeitsaufwand. Es sind Maßnahmen zu treffen, die in Technik und Prozesse eingreifen. Das bedeutet, dass auch Anpassungen in der Verfahrensdokumentation zu erfolgen haben. Eingriffe in die Einstellungen der Kassenprogrammierung etwa sind entsprechend zu erfassen und der Dokumentation beizufügen, so dass ein Dritter wie etwa der Betriebsprüfer diese Daten nachvollziehbar auslesen kann. „Nicht nur die Kassen müssen dokumentiert werden, sondern alle Systeme, die mit Buchhaltung, Faktura oder Warenwirtschaft zu tun haben“, erläutert Steuerberater Lars Rinkewitz von ECOVIS KSO. Dabei sollte jeder Eingriff in ERP-Systeme und Kassensoftware ausschließlich von Fachpersonal vorgenommen werden. Zeit ist Mangelware angesichts der kurzfristigen Entscheidung der Bundesregierung, daher sind Unternehmen gut beraten, sich umgehend um Termine bei den entsprechenden Experten zu kümmern. Dabei gilt es, auch die erneute Erhöhung zum Beginn des kommenden Jahres schon jetzt im Blick zu haben und auch hierfür mit den Experten einen Termin abzustecken.

Wenn sich kein Experte findet

Neben den technischen Maßnahmen ist vor allem die Dokumentation aller Prozesse zentral. Auch wenn kein Experte für die Umstellungen in der Kürze der Zeit mehr gefunden werden konnte, und eine Übergangsregelung etwa für das Kassensystem genutzt werden muss, ist es ratsam, alle Schritte exakt und nachvollziehbar zu dokumentieren. „Dokumentation ist da alles“, sagt Lars Rinkewitz: „Für den Betriebsprüfer, aber auch für den Unternehmer, um auch noch Jahre später zu wissen, wie die Umstellung umgesetzt wurde.“ So gelinge Historienverwaltung und Risikominimierung. Umso früher Unternehmen anfangen, durch die Verfahrensdokumentation einen klaren Überblick über die internen Systeme zu bekommen, desto besser können Vorkehrungen getroffen werden, sinkt die Fehleranfälligkeit. Es geht darum, schnell ein klares Bild davon zu bekommen, welche Systeme verwendet werden, welche Schnittstellen betroffen sind, diese dann anzupassen und unbedingt die einzelnen Schritte zu dokumentieren.

Es gilt, was auf der Rechnung steht


Denn laufen in den Systemen die Buchungen automatisiert weiter mit den bisherigen Mehrwertsteuersätzen, fließen falsche Daten in die Buchhaltung – und dies kann dazu führen, dass zu viel Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt wird. Außerdem gilt, wenn auf Belegen oder Rechnungen der falsche Steuersatz ausgewiesen ist, dass dieser höhere Betrag im Zweifelsfall ohne Abzüge gilt und auch abgeführt werden muss.
Unternehmen, die ihre Prozesse durch die Verfahrensdokumentation bereits ausführlich beleuchtet haben, sind auch auf die aktuelle Situation gut vorbereitet, wissen, an welchen Punkten sie nun ansetzen müssen, um auf die Mehrwertsteueränderung zu reagieren. Und Organisationen, die sich nun zum ersten Mal mit dem Thema interne Prozesse und Systeme beschäftigen, können die Steueranpassung als eine Chance nutzen, nun die eigenen Prozesse zu analysieren. Sich mit dem eigenen Unternehmen zu beschäftigen, zu untersuchen, welche Prozesse effizient sind und welche optimiert werden können, wo möglicherweise Risiken liegen, also eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, bringt unabhängig von der aktuellen Anpassung der Umsatzsteuer unternehmerischen Mehrwert. Sie ist Grundlage, um kurzfristig auf Veränderungen reagieren zu können, jederzeit zu wissen, welche Systeme und Prozesse vorhanden sind und wer der jeweilige Ansprechpartner im Betrieb für welchen Aspekt ist.

Nacharbeit ist immer teurer

Steuerberater und Kanzleien sollten im Übrigen nicht zögern, ihre Mandanten auf die Dringlichkeit einer Verfahrensdokumentation anzusprechen und diese darauf hinzuweisen, jetzt zu prüfen, welche Systeme im Einsatz sind, die von der Steueränderung betroffen sind. Auch Schnittstellen, an denen Daten übertragen werden, müssen bedacht, mögliche Dienstleister kontaktiert werden. Aufgrund der Kürze der Zeit, bis die Mehrwertsteueränderung in Kraft tritt, gilt es für Unternehmen, keine Minute zu verlieren, strukturiert vorzugehen und sich um eine saubere Dokumentation zu kümmern, betont Steuerberater Rinkewitz: „Nacharbeiten sind in aller Regel immer viel aufwändiger und auch kostspieliger.“

Fazit

Die kurzfristige Mehrwertsteueränderung zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sein eigenes Unternehmen zu kennen und eine Dokumentation vorliegen zu haben. Damit kann ein Unternehmen auch in einer Situation wie der aktuellen schnell reagieren. Durch eine schlüssige Verfahrensdokumentation, umgesetzt mit einer Lösung wie Opti.Tax, besteht jederzeit der Überblick zu allen Prozessen, die intern ablaufen, und die jeweils Zuständigen sind sofort ersichtlich. Die Umstellung der Mehrwertsteuer ist eine Chance, jetzt mit der Dokumentation zu beginnen und nach und nach auszubauen, um alle Vorteile für künftige Änderungen im Geschäftsumfeld zu nutzen.



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