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Betrifft-Unternehmen
18.06.2020

Keine Angst mehr vor der Betriebsprüfung

Von: Nadja Müller

Verfahrensdokumentation als wichtiges Kontrollinstrument

Bei der Mehrheit der Unternehmer scheint die Notwendigkeit, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, noch nicht angekommen zu sein. Dabei ist sie eine Verpflichtung, die von der Finanzverwaltung gefordert wird. Die Anforderungen sind in der GoBD festgelegt. Doch warum diese Aufgabe - richtig angepackt - außerdem große Chancen für Betriebe birgt, wird deutlich, wenn man ein bisschen über den Tellerrand hinausschaut. Mit der richtigen Umsetzung kann man der Betriebsprüfung gelassen entgegen zu sehen.

Als wesentlicher Bestandteil der elektronischen Buchführung müssen Unternehmen egal welcher Größe seit dem 1. Januar 2015 eine sogenannte Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen vorlegen können. Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, schreiben das fest. Alice Siegert, stellvertretende Leiterin eines Finanzamts in Hamburg macht allerdings deutlich, dass diese Verfahrensdokumentation nicht nur eine Hilfestellung für die Finanzverwaltung darstellt. „Als Kontrollinstrument für die Unternehmensleitung stellt sie gleichzeitig sicher, dass alle Arbeitsabläufe im Betrieb nachvollziehbar dokumentiert sind. Aufgabenverteilung und Personalsituation werden abgebildet und es wird transparent, wo Tätigkeitsbereiche ineinandergreifen“, so die Expertin.

So schafft die Verfahrensdokumentation ein Bewusstsein dafür, was genau im Unternehmen passiert und wie sich Arbeitsläufe effizient gestalten lassen. Doppelte Arbeit kann vermieden werden, Probleme können aufgedeckt und Prozesse im Rahmen der Verfahrensdokumentation optimiert werden. Insgesamt können sich Unternehmen mit diesem Überblick betriebswirtschaftlich besser aufstellen. So entsteht ein Mehrwert durch eben diese die Verfahrensdokumentation, von dem auch kleine Betriebe profitieren können. „Sollte der Betriebsprüfer hier noch systemische Brüche erkennen, birgt auch das wieder eine Chance für die künftige Optimierung der Organisation und Kommunikation in dem Unternehmen und zwischen ihren Abteilungen“, verdeutlicht Alice Siegert.

Auch wenn laut Vorschrift Unternehmen seit nun fünf Jahren eine Verfahrensdokumentation vorlegen müssen, ist das in der Breite noch nicht angekommen. Doch nicht die drohenden Konsequenzen sollten der Grund sein, sie anzufertigen. Vielmehr kann sie als wichtiges Instrument für Controlling und Effizienzprüfung der Gesamtorganisation dienen.

Fehlt bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation, ist die Buchführung aber formell und sachlich nachvollziehbar, vollständig und richtig, dann reicht die fehlende Dokumentation nicht aus, um die Buchführung zu verwerfen: Denn die Grundlage für die Prüfung stellt die Buchführung dar. Die Verfahrensdokumentation verifiziert sie und belegt, dass sie vollständig durchgeführt wurde. „Über die Verfahrensdokumentation untersucht der Prüfer, ob alle dargelegten Prozesse auch tatsächlich umgesetzt wurden. Stimmt allerdings die Buchführung als Solche schon nicht, ist es nicht mehr entscheidungserheblich, ob dabei die Verfahrensdokumentation berücksichtigt wurde oder nicht“, erläutert Siegert die Vorgehensweise der Finanzämter.

Problematisch für Unternehmen wird es in jedem Fall, wenn die Buchführung fehlerhaft und unvollständig ist; liegt dann außerdem keine Verfahrensdokumentation vor, ergänzt das die Berechtigung auch aus formellen Mängeln die Buchführung zu verwerfen. Fehler in der Buchführung passieren schnell, auch wenn die Finanzverwaltung zwischen Kleinigkeiten und systemischen Fehlern unterscheidet. Ist die Buchführung nicht nachvollziehbar, stimmt die Kasse nicht, ist die Kassenbuchführung unvollständig oder liegen einfach nur Programmierprotokolle der Kasse nicht vor, ist die Finanzverwaltung sofort in der Schätzungsbefugnis.

Was muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?

Vier konkrete Inhalte werden laut Alice Siegert von der Finanzverwaltung gefordert:

  • Die allgemeine Beschreibung des Unternehmens, zu der zum Beispiel Standorte und Betriebsstätten gehören.
  • Die technische Systemdokumentation mit Standort der Server und einem Backup-Konzept.
  • Die fachliche Dokumentation, die darlegt, dass und wie zum Beispiel die Anforderungen der GoBD eingehalten und auch die jeweiligen Ergebnisse ermittelt, in die Finanzbuchhaltung  einfließen und erfasst werden.
  • Die Betriebsdokumentation mit der Beschreibung der Prozesse. Dabei werden alle Schritte von der Kundenanfrage bis zur Lieferung des Produkts dargelegt. Auch Betriebsstätten, andere Standorte und andere rechtliche Einheiten müssen berücksichtigt werden und können in der Gesamtverfahrensdokumentation zusammengeführt werden.


Ziel der Verfahrensdokumentation ist, schnell und effizient verstehen zu können, welche Prozesse im Unternehmen ablaufen und wie Daten wo zusammengeführt werden. Auch die Funktion der Mitarbeiter in einem Organigramm gehört dazu. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt vom Unternehmen ab – nicht immer sind 200 Seiten notwendig. „Wichtig ist, dass die dokumentierten Arbeitsprozesse im Unternehmen auch wirklich gelebt werden“, sagt Siegert. „Außerdem ist eine Verfahrensdokumentation nie wirklich abgeschlossen: Durch die Notwendigkeit der Versionierung und Historisierung muss sie stets auf dem aktuellen Stand gehalten und weiterentwickelt werden. Schließlich verändern sich auch die Prozesse in Unternehmen innerhalb eines Jahres – das muss abgebildet werden.“

In die Verfahrensdokumentation gehören übrigens auch die Aufgaben des Steuerberaters, wenn er in die Prozesskette integriert ist. Dafür wird beschrieben, mit welchem Umfang und Inhalten der Steuerberater beliefert wird und wie der Rücklauf erfolgt. Auch die Verantwortlichen an dieser Schnittstelle werden benannt.

Die Verfahrensdokumentation erstellen
 
Die Verfahrensdokumentation muss ausformuliert und nachvollziehbar sein, so dass ein durchschnittlich technisch gebildeter Mensch sie verstehen kann. Es dürfen keine Spezialkenntnisse vorausgesetzt werden. Der Gesetzgeber schreibt aber nicht vor, wie sie erstellt werden muss. Im Prinzip wäre auch ein handschriftliches Dokument möglich. Wichtig ist, dass die Verfahrensdokumentation vollständig ist: „Seitens der Finanzverwaltung gibt es nur das Urteil bestanden oder nicht bestanden“, weiß Alice Siegert.

Eine passende Software kann dabei die Arbeitsprozesse stark vereinfachen, vor allem, da die jüngere Generation der Arbeitnehmer mit der Digitalisierung und ihren Tools vertraut ist. Paul Liese, Experte für Verfahrensdokumentationen und Geschäftsführer eines Softwarehauses,  berichtet zum Beispiel, dass Verfahrensdokumentationen, die mit einer geeigneten Software erstellt und gepflegt wurden, in der Regel den Prüfungen Stand gehalten haben und dem Unternehmer ein hilfreiches Organisationsinstrument sind.

Wird die Verfahrensdokumentation extern erstellt und vom Steuerberater als eigenes Produkt angeboten, so haftet dieser für ihre Richtigkeit. Alice Siegert meint: „Insgesamt kann bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation ein externer Blick hilfreich sein, weil vielen Unternehmern der objektive Abstand fehlt, wenn sie die Dokumentation selbst aufsetzen müssen. Außerdem helfen immer wieder auch Anregungen von außen.“ Selbstverständlichkeiten oder Details, die ausschlaggebend sein können, werden manchmal einfach nicht wahrgenommen.

Fazit

Auch wenn bei bloßem Fehlen der Verfahrensdokumentation nicht automatisch die gesamte Buchhaltung verworfen wird, sollten Unternehmer sich mit dem Thema beschäftigen. Die in den GoBD verlangte Verfahrensdokumentation stellt ein wertvolles Instrument dar, um die Prozesse im Unternehmen zu durchleuchten und in der Folge zu optimieren. Eine hochwertige Software hilft dabei, Vorgänge zu vereinfachen und Verbesserungspotentiale zu entdecken. Ganz nebenbei müssen die Unternehmen die Betriebsprüfung weniger „fürchten“, wenn Verfahrensdokumentation nach GoBD umgesetzt wird : eine Win-Win-Situation für Betrieb und Finanzamt.



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