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Keine Angst vor der Zollprüfung!

Cover der Zeitschrift "AW-Prax"

Vor einer Zollprüfung müssen sich Unternehmen nicht fürchten, wenn sie sich gut darauf vorbereiten. Die folgenden Informationen und Hinweise helfen ihnen dabei.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Prüfungsschwerpunkte:

  • Zollprüfung (nachträgliche Prüfung für Importe in die Europäische Union),
  • Präferenzprüfung (Prüfung von Warenausfuhren zu Präferenzbedingungen in Länder außerhalb der Europäischen Union),
  • Außenprüfung (verbrauchsteuerrechtliche Prüfungen),
  •  Außenwirtschaftsprüfung (nachträgliche Prüfung für Exporte aus der Europäischen Union).

Zollprüfungen beispielsweise beginnen immer mit der sogenannten Prüfungsanordnung, die vom Hauptzollamt erstellt wird. Aus der Anordnung können Sie Folgendes entnehmen:

  • das anordnende Hauptzollamt,
  • den Namen des Prüfers,
  • die Rechtsgrundlagen für die Prüfung,
  • die Anschrift ihres Unternehmens,
  • den Prüfungsumfang,
  • den zu prüfende Zeitraum
  • und eine Rechtsbehelfsbelehrung (vgl. § 356 AO).

Halten Sie die prüfungsrelevanten Unterlagen bereit

Vor Beginn der Prüfung wird sich der Zollprüfer bei Ihnen melden, um mit Ihnen einen Termin für das einführende Gespräch zu vereinbaren. Stellen Sie dafür folgende Unterlagen zusammen und halten Sie diese bereit:

  • Summen- und Saldenliste der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (ggf. nur lesenden Zugriff auf Ihr Finanzbuchhaltungssystem nach Vereinbarung mit dem Prüfer),
  • vorliegende Jahresabschlüsse der letzten zwei Geschäftsjahre,
  • ggf. erteilte verbindliche Zolltarifauskünfte über die Einreihung Ihrer Waren,
  • eine Liste mit zuständigen Ansprechpartnern aus dem Bereich Einkauf, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung
  • sowie förmliche Präferenzpapiere wie z. B. Warenverkehrsbescheinigungen EUR. 1 im Original.

Für die Zollprüfung ist es von großem Vorteil, wenn Sie Ihre Ablage bereits elektronisch führen. Denn so kann das Zollamt Ihre Daten einfach einlesen und auswerten. Das verkürzt die Prüfungszeit erheblich und schont letztlich Ihre Personalressourcen.

Wenn Sie dem Prüfer Zugriffrechte auf Ihr elektronisches Archiv einrichten, kann er sich die benötigten Unterlagen selbst besorgen. Gleiches gilt bei Übergabe eines Datenträgers.

Die einzigen Unterlagen, die Sie bei Zollprüfungen noch papiermäßig im Original vorlegen müssen, sind förmliche Präferenzpapiere und Freiverkehrsbescheinigungen. Selbst Steuerbescheide können Sie digitalisieren.

Hinweis: Weitere Einzelheiten zu elektronischen Zollprüfungen erfahren Sie aus den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ)“.

Wenn Sie diese Hinweise zur Vorbereitung des einführenden Gesprächs beherzigen, gehen Sie sicherer in die Zollprüfung hinein.

Weitere Hinweise zum Prüfungsablauf sowie zu den Rechten und Pflichten, die Sie im Rahmen einer Prüfung haben, erfahren Sie in dem Beitrag: „Zollprüfungen. So bereiten Sie sich optimal vor!“ von Diplom-Finanzwirtin (FH) Francine Dammholz, in: „AW-Prax“, Reguvis Fachmedien GmbH, Ausgabe November.

Quelle: Zeitschrift „AW-Prax“, Reguvis Fachmedien GmbH

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Ergänzende Fachliteratur:

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